Du startest als Selbstständiger und hoffst, dass du mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchkommst? Oder dein Business wächst und du fragst dich, ob du bald bilanzieren musst? Die Bilanzierungspflicht ist für viele Unternehmer ein Schreckgespenst – kompliziert, teuer und zeitaufwendig.
Tatsächlich ist die Bilanzierung deutlich aufwendiger als die simple EÜR. Aber sie ist nicht für jeden Pflicht, und wenn doch, gibt es gute Gründe dafür. Die Bilanz zeigt dir und anderen (Banken, Investoren, Geschäftspartnern) viel genauer, wie dein Unternehmen wirtschaftlich dasteht. Das kann Vorteile bringen – auch wenn die Erstellung aufwendiger ist.
In diesem Ratgeber erfährst du, wann du bilanzieren musst, welche Grenzen gelten und was auf dich zukommt. Außerdem zeige ich dir, wie du den Übergang zur Bilanzierung meisterst. Verständlich, praxisnah und ohne unnötiges Steuerberater-Deutsch.
Bilanzierung bedeutet: Du musst am Jahresende eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) erstellen – statt der einfacheren Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR):
Bilanz + GuV:
Die Bilanz zeigt: Was besitzt das Unternehmen (Vermögen), was schuldet es (Verbindlichkeiten)? Stichtag meist 31.12.
Die GuV zeigt: Welche Aufwendungen und Erträge hatte das Unternehmen im Jahr? Was bleibt als Gewinn oder Verlust?
Zusammen bilden Bilanz und GuV den Jahresabschluss.
Wer bilanziert, muss auch doppelte Buchführung (Doppik) führen:
Das ist deutlich komplexer als die einfache Buchführung bei der EÜR. Mehr zu sauberer Buchführung beim Kassenbuch führen.
Die Bilanzierungspflicht hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Bestimmte Rechtsformen sind immer bilanzierungspflichtig, unabhängig von Größe oder Umsatz:
Kapitalgesellschaften:
Wenn du eine GmbH gegründet hast, kommst du um die Bilanzierung nicht herum – egal wie klein dein Umsatz ist.
Personengesellschaften:
Einzelunternehmen und Freiberufler:
Als Einzelunternehmer, Freiberufler oder Personengesellschaft (GbR, OHG, KG) musst du bilanzieren, wenn du in zwei aufeinanderfolgenden Jahren folgende Grenzen überschreitest:
Umsatz: Mehr als 600.000 Euro ODER Gewinn: Mehr als 60.000 Euro
Wichtig: Es reicht, wenn EINE der beiden Grenzen überschritten wird!
Beispiel 1: Du machst 650.000 Euro Umsatz, aber nur 40.000 Euro Gewinn → Bilanzierungspflicht (Umsatzgrenze überschritten)
Beispiel 2: Du machst 400.000 Euro Umsatz, aber 70.000 Euro Gewinn → Bilanzierungspflicht (Gewinngrenze überschritten)
Beispiel 3: Du machst 550.000 Euro Umsatz und 55.000 Euro Gewinn → Keine Bilanzierungspflicht (beide Grenzen unterschritten)
Wenn du dich freiwillig ins Handelsregister einträgst (als Kaufmann), wirst du bilanzierungspflichtig – auch wenn du die Größengrenzen unterschreitest.
Das kommt selten vor, kann aber bei bestimmten Geschäftsmodellen sinnvoll sein (z.B. für Seriosität oder Firmennamen-Schutz).
Für Land- und Forstwirte gelten Sonderregeln mit anderen Grenzen (meist höher). Das ist für die meisten Gründer nicht relevant.
Die Uhr tickt nicht sofort.
Die Grenzen müssen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden.
Beispiel:
Also: Selbst wenn du 2024 die Grenze knackst, kannst du für 2024 und 2025 noch die EÜR nutzen. Erst ab 2026 musst du eine Bilanz erstellen.
Wenn du nach Jahren mit Bilanzierung die Grenzen wieder unterschreitest – ebenfalls in zwei aufeinanderfolgenden Jahren – darfst du zurück zur EÜR wechseln.
Aber: Der Wechsel ist mit Aufwand verbunden (Übergangsrechnung), und viele bleiben dann freiwillig bei der Bilanz.
Wenn du zur Bilanzierung wechselst, brauchst du eine Eröffnungsbilanz. Die zeigt, wie dein Vermögen und deine Schulden zu Beginn der Bilanzierungspflicht aussehen.
Das ist komplex und solltest du unbedingt mit einem Steuerberater machen. Er hilft dir, alle Posten korrekt zu erfassen und zu bewerten.
Eine Bilanz besteht aus zwei Seiten:
Was besitzt das Unternehmen?
Anlagevermögen:
Umlaufvermögen:
Woher kommt das Geld?
Eigenkapital:
Fremdkapital:
Bilanzgleichung: Aktiva = Passiva (beide Seiten müssen immer gleich sein!)
Die GuV zeigt die Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres.
Erträge (Haben-Seite):
Aufwendungen (Soll-Seite):
Saldo = Jahresüberschuss (Gewinn) oder Jahresfehlbetrag (Verlust)
Die GuV ist ähnlich wie eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung), aber formaler und nach strengeren Regeln aufgebaut.
Als Einzelunternehmen bilanzierst du, wenn du die Größengrenzen überschreitest.
Vorteil: Bis dahin EÜR möglich (sehr einfach)
Nachteil: Persönliche Haftung (unabhängig von der Bilanzierung)
Eine GbR ist meist nicht bilanzierungspflichtig, außer bei sehr hohen Umsätzen (über 600.000 Euro). Die meisten GbRs bleiben bei der EÜR.
Eine GmbH ist immer bilanzierungspflichtig – vom ersten Tag an!
Zusätzliche Pflichten:
Das ist einer der Gründe, warum eine GmbH deutlich aufwendiger ist als ein Einzelunternehmen.
Freiberufler sind meist nicht bilanzierungspflichtig, auch bei hohen Umsätzen – solange sie die Gewinngrenze nicht überschreiten.
Viele Freiberufler bleiben ihr ganzes Unternehmerleben bei der EÜR. Mehr zur freiberuflichen Tätigkeit.
Wenn du eine Holding gegründet hast mit mehreren Tochtergesellschaften, wird's komplex:
Nicht jeder, der bilanziert, muss die Bilanz öffentlich machen.
Kleinstkapitalgesellschaften (z.B. kleine GmbH mit unter 350.000 Euro Bilanzsumme, unter 700.000 Euro Umsatz) müssen nur eine verkürzte Bilanz beim Bundesanzeiger hinterlegen – ohne Gewinn-Details.
Ab bestimmten Größen (abhängig von Bilanzsumme, Umsatz, Mitarbeiterzahl) müssen auch GuV, Anhang und eventuell Lagebericht offengelegt werden.
Wichtig: Wer die Offenlegung versäumt, riskiert Zwangsgelder (bis zu 25.000 Euro)!
Einzelunternehmen, GbRs, OHGs müssen ihre Bilanzen normalerweise nicht veröffentlichen – nur Kapitalgesellschaften sind betroffen.
Bilanzierung ist teurer als EÜR.
EÜR: 500-2.000 Euro pro Jahr
Bilanz: 2.000-10.000+ Euro pro Jahr (je nach Unternehmensgröße und Komplexität)
Die Bilanzierung erfordert deutlich mehr Aufwand vom Steuerberater – das schlägt sich in den Kosten nieder.
Für die doppelte Buchführung brauchst du professionellere Software:
Kosten: 20-100 Euro/Monat
Auch dein eigener Zeitaufwand steigt:
Plane mehrere Tage zusätzlich pro Jahr ein.
Klingt bisher nach viel Aufwand? Stimmt. Aber es gibt auch Vorteile:
Eine Bilanz zeigt dir genauer als die EÜR, wie dein Unternehmen dasteht:
Banken verlangen bei Kreditanträgen oft Bilanzen – sie sind aussagekräftiger als EÜR.
Investoren wollen Bilanzen sehen, wenn sie sich beteiligen. Mehr zum Investoren finden.
Geschäftspartner vertrauen bilanzierten Unternehmen mehr.
Mit Bilanzierung hast du mehr Möglichkeiten zur steuerlichen Gestaltung:
Das kann Steuern optimieren (wenn richtig gemacht!).
Eine saubere Bilanz signalisiert: Hier arbeitet ein professionelles Unternehmen. Das kann bei größeren Geschäften oder Ausschreibungen Türen öffnen.
Wenn du weißt, dass die Bilanzierungspflicht naht:
Suche dir rechtzeitig einen Steuerberater, der Erfahrung mit Bilanzen hat. Nicht jeder Berater ist darauf spezialisiert!
Fragen beim Erstgespräch:
Gewöhne dir saubere Buchführung an:
Eine gute BWA hilft dir, den Überblick zu behalten.
Bei Bilanzierung brauchst du eine Inventur:
Das ist aufwendig, aber Pflicht.
Wechsle rechtzeitig zu einer Software, die doppelte Buchführung unterstützt. Viele Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer bieten nur EÜR – dann brauchst du was Professionelleres.
Der Steuerberater hilft dir, die Eröffnungsbilanz zu erstellen. Das ist der Startpunkt für die zukünftige Bilanzierung.
Bei der Plan-D-Akademie begleiten wir Unternehmer beim Wachstum – auch beim Übergang von EÜR zur Bilanzierung. Wir zeigen dir, wie du den Schritt meisterst und was du beachten musst.
Manche merken erst im dritten Jahr, dass sie hätten bilanzieren müssen. Das führt zu Stress, Nacharbeit und eventuell Strafen.
Lösung: Prüfe jedes Jahr, ob du die Grenzen überschreitest. Plane rechtzeitig den Übergang.
Die Bilanzierung ist komplex und voller Fallstricke. Fehler können teuer werden.
Lösung: Hol dir professionelle Hilfe! Ein Steuerberater ist hier keine Option, sondern Pflicht.
Fehlende Belege, unklare Bestände, vergessene Verbindlichkeiten – das macht die Bilanz zur Qual.
Lösung: Saubere, laufende Buchführung von Anfang an. Auch schon bei EÜR!
Bilanzen haben strenge Fristen (Erstellung, Offenlegung). Verpassen kostet Geld.
Lösung: Kalender setzen, Steuerberater früh beauftragen, Offenlegung nicht vergessen.
Ja, das geht! Auch wenn du die Größengrenzen nicht überschreitest, kannst du freiwillig bilanzieren. Gründe dafür können sein: Du möchtest professioneller auftreten, Banken oder Investoren verlangen eine Bilanz, oder du möchtest steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten nutzen. Der Nachteil: Wenn du einmal freiwillig bilanzierst, kannst du nicht einfach zurück zur EÜR wechseln. Du bleibst dann bei der Bilanzierung, auch wenn du die Grenzen unterschreitest. Das solltest du also gut überlegen. In der Praxis bleibt fast jeder bei der EÜR, solange es geht – sie ist einfacher, günstiger und ausreichend. Mehr zu Unternehmensformen und ihren Besonderheiten.
Das ist eine Ordnungswidrigkeit und kann teuer werden! Das Finanzamt kann: Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen (meist zu deinem Nachteil), Zwangsgelder verhängen, und bei schweren Verstößen ein Steuerstrafverfahren einleiten. Außerdem: Wenn du als Kapitalgesellschaft die Offenlegungspflicht beim Bundesanzeiger ignorierst, drohen Zwangsgelder bis 25.000 Euro. Die Bilanzierungspflicht ist keine Option – sie ist Gesetz! Wenn du die Grenzen überschreitest oder eine bilanzierungspflichtige Rechtsform hast, führt kein Weg dran vorbei. Sprich rechtzeitig mit deinem Steuerberater und plane den Übergang. Mehr zur ersten Steuererklärung und steuerlichen Pflichten.
Der Übergang ist ein mehrstufiger Prozess: Jahr 1 & 2: Du überschreitest die Grenzen, darfst aber noch EÜR machen. Jahr 3 (Übergangsjahr): Du machst zum letzten Mal eine EÜR UND erstellst zum 31.12. eine Eröffnungsbilanz. Die Eröffnungsbilanz erfasst alle Vermögenswerte und Schulden zu diesem Stichtag (Inventur!). Dein Steuerberater erstellt eine Übergangsrechnung, die die EÜR mit der Bilanz verknüpft. Ab Jahr 4: Normale Bilanzierung mit Schlussbilanz und GuV. Der Übergang ist komplex, weil zwei Systeme "verheiratet" werden müssen. Deshalb: Unbedingt mit Steuerberater! Er kennt die Stolpersteine und macht's richtig. Bei der Plan-D-Akademie zeigen wir, wie du dich optimal vorbereitest.
Nein! Eine GmbH ist als Kapitalgesellschaft immer bilanzierungspflichtig, unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Selbst eine Mini-GmbH mit 10.000 Euro Jahresumsatz muss bilanzieren. Das ist einer der Nachteile der GmbH gegenüber einem Einzelunternehmen oder einer GbR. Die Grenzen gelten nur für Einzelunternehmer, Freiberufler und Personengesellschaften (GbR, OHG, KG). Deshalb solltest du dir gut überlegen, wann du zur GmbH wechselst. Viele starten als Einzelunternehmen mit EÜR und gründen erst später eine GmbH, wenn das Business stabil läuft und die höheren Kosten und der Mehraufwand gerechtfertigt sind. Mehr zu wann eine GmbH Sinn macht in unserem ausführlichen Guide.
Du kannst und solltest die Bilanzierung weitgehend outsourcen! Laufende Buchführung: Kannst du selbst machen (mit Software) oder an einen Buchhalter/Steuerberater geben. Viele Unternehmer machen es selbst und geben monatlich die Daten an den Berater. Jahresabschluss (Bilanz + GuV): Das sollte definitiv der Steuerberater machen. Die rechtlichen Anforderungen sind zu komplex für Laien. Inventur: Die musst du selbst organisieren (Waren zählen, Anlagevermögen erfassen), aber die Bewertung macht der Steuerberater. Kosten: Rechne mit 2.000-5.000 Euro/Jahr für Steuerberater bei kleineren Bilanzen, mehr bei komplexeren Strukturen. Das ist gut investiertes Geld – Fehler in der Bilanz können viel teurer werden! Moderne KI-Tools können bei der Vorbereitung helfen, ersetzen aber keinen Steuerberater.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
