Deine erste Steuererklärung als Selbstständiger steht an und du bist überfordert? Willkommen im Club! Was als Angestellter noch überschaubar war, wird als Unternehmer plötzlich zur komplexen Aufgabe. Statt einer einfachen Anlage N hast du jetzt Anlagen für Selbstständige, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Gewinnermittlung.
Viele Gründer unterschätzen den Aufwand – und die Konsequenzen, wenn Fehler passieren. Das Finanzamt versteht bei steuerlichen Pflichten keinen Spaß. Vergessene Fristen, fehlende Unterlagen oder falsche Angaben können richtig teuer werden. Gleichzeitig verschenken viele Selbstständige bares Geld, weil sie nicht alle Möglichkeiten zum Steuersparen nutzen.
In diesem kompakten Ratgeber führe ich dich Schritt für Schritt durch deine erste Steuererklärung als Selbstständiger. Du erfährst, welche Formulare du brauchst, welche Fristen gelten und wie du häufige Fehler vermeidest. Praxisnah, verständlich und ohne unnötiges Steuer-Fachchinesisch.
Als Selbstständiger hast du nicht nur EINE Steuererklärung, sondern mehrere Komponenten.
Das Hauptformular, das jeder abgeben muss. Hier trägst du alle deine Einkünfte ein – aus Selbstständigkeit, aber auch aus anderen Quellen (z.B. Kapitalerträge, Vermietung).
Bestandteile:
Wenn du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben – zusätzlich zu den monatlichen oder vierteljährlichen Voranmeldungen.
Inhalt: Gesamtumsätze des Jahres, erhaltene und gezahlte Umsatzsteuer.
Wichtig: Die Jahres-Umsatzsteuererklärung ist oft eine Korrektur der Voranmeldungen. Differenzen werden nachgezahlt oder erstattet.
Nur für Gewerbetreibende (nicht für Freiberufler!). Du gibst sie ab, auch wenn du unter dem Freibetrag von 24.500 Euro liegst.
Das Finanzamt prüft dann, ob Gewerbesteuer fällig wird. Mehr zur Kleingewerbe-Steuer.
Anlage Vorsorgeaufwand: Krankenversicherung, Altersvorsorge (Rürup-Rente etc.) – steuerlich absetzbar!
Anlage Kind: Falls du Kinder hast
Anlage KAP: Kapitalerträge (Zinsen, Dividenden)
Anlage V: Vermietung und Verpachtung (falls relevant)
Fristen sind das A und O – verpasste Fristen kosten Geld!
Ohne Steuerberater: Meist bis zum 31. Juli des Folgejahres.
Beispiel: Steuererklärung für 2025 muss bis 31. Juli 2026 beim Finanzamt sein.
Mit Steuerberater: Deutlich länger – oft bis zu 14 Monate nach Jahresende (also bis Ende Februar 2027 für das Jahr 2025).
Das ist ein riesiger Vorteil und ein Grund, warum sich ein Steuerberater oft lohnt!
Schaffst du es nicht rechtzeitig, kannst du eine Fristverlängerung beantragen:
Aber: Spiel nicht mit dem Feuer! Verspätungszuschläge können happig sein (0,25% der Steuer pro Monat, mindestens 25 Euro/Monat).
Neben der jährlichen Erklärung musst du vierteljährliche Vorauszahlungen leisten:
Das Finanzamt schätzt deinen Gewinn und fordert Vorauszahlungen. Die werden dann mit der tatsächlichen Steuerlast am Jahresende verrechnet.
Tipp: Lege diese Beträge konsequent zurück! Viele Selbstständige vergessen die Vorauszahlungen und haben dann Liquiditätsprobleme.
Das Herzstück deiner Steuererklärung ist die Gewinnermittlung.
Für die meisten Gründer die relevante Methode. Du darfst die EÜR nutzen, wenn du:
Prinzip: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn
Vorteile:
Wie funktioniert's?
Alle Betriebseinnahmen zusammenzählen:
Alle Betriebsausgaben abziehen:
= Gewinn (oder Verlust)
Die EÜR reichst du als Anlage zur Steuererklärung ein. Es gibt ein offizielles Formular, das du ausfüllen musst.
Ab bestimmten Grenzen (siehe oben) oder als Kapitalgesellschaft (GmbH) musst du bilanzieren.
Prinzip: Doppelte Buchführung mit Bilanz und GuV (Gewinn- und Verlustrechnung).
Das ist deutlich komplexer und solltest du mit einem Steuerberater machen. Mehr zur Bilanzierungspflicht.
Fast alles, was betrieblich veranlasst ist! Hier die wichtigsten Kategorien:
Wareneinkauf/Material: Was du für deine Produkte oder Dienstleistungen brauchst
Büromiete: Auch ein Arbeitszimmer zu Hause (anteilig absetzbar)
Versicherungen: Betriebshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht, Rechtsschutz
Telefon/Internet: Anteilig absetzbar (meist 50-100% je nach Nutzung)
Software: Buchhaltung, Rechnungsprogramme, KI-Tools
Marketing: Website, Social Media Ads, Visitenkarten, Flyer
Fortbildung: Kurse, Seminare, Fachliteratur
Geschäftsreisen: Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung (mit Pauschalen)
Du hast zwei Optionen:
Mehr zu Firmenwagen und wie du das optimal gestaltest.
Größere Anschaffungen (über 800 Euro netto) musst du über mehrere Jahre abschreiben:
Beispiel: Laptop für 2.400 Euro gekauft. Du setzt 3 Jahre lang je 800 Euro ab.
Seit 2024 gibt es vereinfachte Regeln und Sofortabschreibungen – informiere dich aktuell oder frag deinen Steuerberater!
Arbeitszimmer: Wenn du einen separaten Raum ausschließlich betrieblich nutzt, kannst du anteilige Miete, Strom, Internet absetzen.
Home-Office-Pauschale: Seit 2023 gibt's eine Tagespauschale (6 Euro/Tag, max. 1.260 Euro/Jahr) – auch ohne separates Arbeitszimmer.
Rechnungen bis 250 Euro brauchen weniger Pflichtangaben – erleichtert die Dokumentation (z.B. Tankquittungen, Büromaterial).
Privatausgaben: Kleidung (außer Berufskleidung), private Versicherungen, Hobbys
Geldstrafen: Bußgelder, Strafzettel – nicht absetzbar!
Unangemessen hohe Ausgaben: Luxus-Dinner ohne erkennbaren Geschäftszweck
Geschenke über 35 Euro: Pro Person und Jahr sind max. 35 Euro absetzbar
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete!
Digital oder Papier: Beides ist ok, Hauptsache lückenlos.
Kategorien bilden: Sortiere Belege nach Kategorien (Material, Reisen, Marketing etc.)
Nichts wegwerfen: Bewahre ALLE Belege 10 Jahre auf!
Kassenbuch führen: Bei Bargeschäften Pflicht. Mehr zum Kassenbuch führen.
Bankauszüge: Jeden Monat sichern und abheften
Tools nutzen: Buchhaltungssoftware macht vieles einfacher. Apps können Belege per Foto erfassen.
Offene Forderungen: Welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt?
Offene Verbindlichkeiten: Was musst du noch zahlen?
Inventur: Falls du Warenlager hast – zählen und bewerten
Abschreibungen: Liste aller abzuschreibenden Güter
Privatentnahmen: Dokumentiere, was du aus der Kasse genommen hast
Pro Steuerberater:
Contra:
Unser Tipp: Im ersten Jahr Steuerberater – lernst du, wie's geht. Ab Jahr 2-3 kannst du überlegen, ob du's allein schaffst (bei einfachen Fällen).
Bei der Plan-D-Akademie zeigen wir dir, wie du deine Steuererklärung optimal vorbereitest – mit oder ohne Steuerberater.
Das offizielle Portal der Finanzverwaltung: www.elster.de
Vorteile:
Nachteile:
Alternativen: WISO Steuer, Taxfix, SteuerGo – kostenpflichtig, aber benutzerfreundlicher mit Hilfestellungen.
Mantelbogen ausfüllen: Name, Adresse, Bankverbindung, Familienstand.
Freiberufler: Anlage S. Mehr zur Anmeldung freiberuflicher Tätigkeit.
Gewerbetreibende: Anlage G
Eintragen:
Das detaillierte Formular mit allen Einnahmen und Ausgaben.
Wichtig: Die Anlage EÜR muss seit einigen Jahren elektronisch übermittelt werden!
Wenn umsatzsteuerpflichtig: Jahreserklärung ausfüllen.
Trage ein:
Mehr zur Rentenversicherung für Selbstständige.
Prüfe nochmal alles, dann: Absenden!
Du bekommst eine Bestätigung und später den Steuerbescheid (kann 3-12 Monate dauern).
Das Finanzamt prüft deine Erklärung und schickt dir den Bescheid.
Nachzahlung: Du musst den Betrag innerhalb eines Monats zahlen.
Erstattung: Kommt meist automatisch aufs angegebene Konto.
Prüfe den Bescheid: Fehler sind möglich! Du hast einen Monat Zeit für Einspruch.
Das Finanzamt legt neue Vorauszahlungen fest (für das laufende Jahr). Wenn du weißt, dass dein Gewinn niedriger sein wird, kannst du eine Herabsetzung beantragen.
Wichtig: Lege sofort 30-40% deines Gewinns für Steuern zurück! Das verhindert böse Überraschungen bei Nachzahlungen.
Das Finanzamt prüft genau. Private Kosten absetzen = Steuerhinterziehung!
Lösung: Trenne sauber zwischen privat und geschäftlich.
Ohne Beleg keine Anerkennung der Ausgabe!
Lösung: Dokumentiere alles lückenlos.
Verspätungszuschläge und Zinsen kosten Geld.
Lösung: Kalender-Erinnerungen setzen, frühzeitig anfangen.
Nachzahlungen kommen plötzlich und können existenzbedrohend sein.
Lösung: 30-40% jeden Einnahme direkt auf Steuerkonto.
Die eingenommene Umsatzsteuer gehört NICHT dir – sie gehört dem Finanzamt!
Lösung: Behandle USt als "durchlaufenden Posten", nicht als Einkommen.
Ja, als Selbstständiger bist du grundsätzlich zur Abgabe verpflichtet – unabhängig davon, ob du Gewinn oder Verlust gemacht hast. Ein Verlust kann sogar vorteilhaft sein: Er wird mit anderen Einkünften verrechnet (z.B. wenn du nebenberuflich selbstständig bist und Gehalt beziehst) oder als Verlustvortrag ins nächste Jahr mitgenommen. Viele Gründer machen in den ersten Jahren Verlust – das ist normal und sollte dem Finanzamt gemeldet werden. Ausnahme: Wenn du gar keine Umsätze hattest und auch nicht offiziell angemeldet warst, musst du nichts abgeben. Aber sobald du beim Finanzamt registriert bist, besteht die Pflicht zur jährlichen Erklärung.
Absolut! Die Kleinunternehmerregelung (unter 22.000 Euro Umsatz keine Umsatzsteuer) betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Einkommensteuer. Du kannst ALLE betrieblichen Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen und damit deinen Gewinn mindern – genau wie "normale" Selbstständige. Der einzige Unterschied: Du kannst keine Vorsteuer aus Einkäufen ziehen. Aber Laptop, Büromaterial, Versicherungen, Fahrtkosten etc. – alles voll absetzbar! Die Gewinnermittlung läuft identisch über die EÜR. Viele Kleinunternehmer denken fälschlicherweise, sie hätten weniger Möglichkeiten – das stimmt nicht. Mehr zur Kleingewerbe-Steuer findest du in unserem Guide.
Das ist sehr individuell, aber hier eine grobe Orientierung: Einkommensteuer zahlst du progressiv (0-45% je nach Gesamteinkommen). Bei 30.000 Euro Gewinn ca. 20-25% effektiv, bei 60.000 Euro ca. 30-35%. Gewerbesteuer zahlst du als Gewerbetreibender ab 24.500 Euro Gewerbeertrag (ca. 14-17%). Solidaritätszuschlag fällt bei höheren Einkommen an (5,5% auf die Einkommensteuer). Kirchensteuer wenn du kirchensteuerpflichtig bist (8-9%). Faustregel: Rechne mit 30-40% deines Gewinns für alle Steuern zusammen. Bei 50.000 Euro Gewinn also 15.000-20.000 Euro Steuern. Deshalb: Unbedingt Rücklagen bilden! Die BWA hilft dir, den Gewinn laufend im Blick zu haben.
Das kommt auf die Art des Fehlers an. Einfache Fehler (Rechenfehler, vergessene Belege) korrigiert das Finanzamt oft selbst oder fordert Nachweise an. Du bekommst dann Gelegenheit zur Stellungnahme. Vorsätzliche Falschangaben (Einnahmen verschweigen, private Ausgaben als betrieblich deklarieren) sind Steuerhinterziehung – Straftat! Konsequenzen: Nachzahlung, Zinsen (6% p.a.), Strafzuschläge, Strafverfahren. Was tun bei Fehlern? Wenn dir nachträglich ein Fehler auffällt: Selbstanzeige beim Finanzamt! Du kannst eine "berichtigte Steuererklärung" einreichen. Bei unverschuldeten Fehlern meist ohne Strafe, nur Nachzahlung + Zinsen. Deshalb: Lieber sorgfältig arbeiten und im Zweifel Steuerberater fragen, als später Probleme bekommen.
Für die allermeisten: ja! Die Kosten (500-2.000 Euro für's erste Jahr) amortisieren sich meist durch: Steueroptimierung – erfahrene Berater finden Sparpotenziale, die du übersiehst. Zeitersparnis – statt Wochen selbst zu grübeln, gibst du die Unterlagen ab und bekommst fertige Erklärung. Längere Fristen – bis zu 14 Monate statt 7 Monate Zeit. Sicherheit – keine Angst vor Fehlern oder Betriebsprüfungen. Lerneffekt – du siehst, wie's richtig gemacht wird. Ab dem zweiten Jahr kannst du überlegen, ob du's selbst machst (bei einfachen Verhältnissen). Aber fürs erste Jahr: Investition in einen Steuerberater ist Gold wert! Bei der Plan-D-Akademie empfehlen wir: Such dir einen Berater, der Erfahrung mit Gründern hat – der kennt typische Situationen und kann dich gut beraten.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
