Du hast ein Ladengeschäft, ein Café oder nimmst regelmäßig Barzahlungen entgegen? Dann kommst du um ein Kassenbuch nicht herum. Viele Selbstständige unterschätzen dieses Thema – bis zur ersten Betriebsprüfung. Dann wird's oft teuer, wenn das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde.
Ein Kassenbuch klingt nach lästiger Pflicht und unnötigem Papierkram. Aber ehrlich: Es schützt dich vor dem Finanzamt, gibt dir Überblick über deine Bareinnahmen und hilft, Diebstahl oder Fehler schnell zu entdecken. Und mit der richtigen Methode ist es auch gar nicht so aufwendig, wie du vielleicht denkst.
In diesem kompakten Ratgeber erfährst du alles, was du über das Kassenbuch wissen musst – wer es braucht, wie du es richtig führst und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest. Praxisnah, verständlich und direkt umsetzbar.
Nicht jeder Selbstständige braucht ein Kassenbuch – aber viele schon.
Ein Kassenbuch ist Pflicht, wenn du:
Regelmäßig Bareinnahmen hast: Einzelhandel, Gastronomie, Friseur, Handwerker mit Barzahlung
Bilanzierungspflichtig bist: Kaufleute im Sinne des HGB müssen ein Kassenbuch führen (typischerweise ab 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn)
Eine offene Ladenkasse nutzt: Einfach Geld in eine Schublade oder Box legen ohne Aufzeichnung reicht nicht
Bei reinem Überweisungsverkehr: Wenn du ausschließlich per Überweisung, Lastschrift oder Kreditkarte bezahlt wirst
Als Freiberufler mit EÜR: Wenn du als Freiberufler die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzt und keine oder nur seltene Bargeschäfte hast
Bei elektronischer Registrierkasse: Moderne Kassensysteme mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) erfüllen die Aufzeichnungspflicht automatisch – ein separates Kassenbuch ist nicht nötig
Wichtig: Auch wenn du rechtlich kein Kassenbuch führen musst, kann es sinnvoll sein! Es gibt dir Kontrolle über dein Bargeld und macht die Buchhaltung einfacher.
Einzelunternehmen: Kassenbuchpflicht wenn bilanzierungspflichtig oder regelmäßige Bargeschäfte. Mehr zum Einzelunternehmen.
GbR: Wie Einzelunternehmen, jeder Gesellschafter sollte Zugriff haben. Mehr zur GbR.
GmbH: Immer buchführungspflichtig, daher auch Kassenbuchpflicht bei Bargeschäften. Mehr zur GmbH.
Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch muss bestimmte Angaben enthalten.
Datum: Wann fand die Transaktion statt?
Belegnummer: Fortlaufende Nummer (z.B. Rechnungsnummer, Quittungsnummer)
Buchungstext/Beschreibung: Was wurde gekauft/verkauft oder wofür war die Ausgabe?
Einnahme/Ausgabe: Betrag in Euro und Cent
Laufender Kassensaldo: Wie viel Bargeld ist nach der Transaktion in der Kasse?
Optional aber hilfreich:
Datum: 15.10.2025
Beleg-Nr.: R-2025-1042
Vorgang: Verkauf 2x Kaffee, 1x Kuchen
Einnahme: 12,50 EUR
Ausgabe: -
Kassenbestand: 847,30 EUR
Banktransaktionen: Überweisungen, EC-Kartenzahlungen, PayPal – die gehören ins Bankkonto-Journal, nicht ins Kassenbuch
Privatentnahmen: Dokumentiere sie separat (als Entnahme aus der Kasse), aber nicht als normale Ausgabe
Geschätzte Beträge: Alles muss belegbar sein!
Du hast die Wahl zwischen Papier und Digital.
Die traditionelle Variante – ein gebundenes Buch oder vorgedruckte Kassenbuch-Formulare.
Vorteile:
Nachteile:
Regeln für handschriftliche Kassenbücher:
Die moderne Variante – Excel, spezielle Software oder Apps.
Vorteile:
Nachteile:
Wichtig bei elektronischen Kassenbüchern: Das Finanzamt fordert, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich oder zumindest dokumentiert sind. Eine einfache Excel-Datei reicht meist NICHT aus! Nutze spezielle Kassenbuch-Software, die diese Anforderung erfüllt.
Empfohlene Software:
Wenn du ein Ladengeschäft hast, lohnt sich meist eine elektronische Registrierkasse.
Seit 2020 Pflicht in Deutschland: Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassensysteme. Das soll Manipulation verhindern.
Kosten:
Die Kasse dokumentiert automatisch alle Transaktionen – ein separates Kassenbuch ist dann nicht nötig. Aber: Die Daten müssen täglich gesichert und 10 Jahre aufbewahrt werden.
Egal ob Papier oder Digital – der Prozess ist ähnlich.
Morgens: Kassenbestand erfassen
Zähle das Bargeld in der Kasse. Das ist dein Anfangsbestand für den Tag.
15.10.2025, 08:00 Uhr
Kassenanfangsbestand: 834,80 EUR
Tagsüber: Jeden Vorgang erfassen
Bei jeder Bareinnahme oder -ausgabe:
Wichtig: "Zeitnah" bedeutet spätestens am nächsten Werktag! Idealerweise sofort oder am Ende des Geschäftstags.
Abends: Kassensturz durchführen
Am Ende des Tages:
15.10.2025, 18:00 Uhr
Kassensoll laut Kassenbuch: 847,30 EUR
Kassenist (gezählt): 845,80 EUR
Differenz: -1,50 EUR (Fehlbetrag)
Bei Differenzen: Kleine Abweichungen (1-2 Euro) kommen vor – dokumentiere sie als "Kassendifferenz" oder "Fehlbetrag/Überschuss". Größere oder häufige Differenzen sind verdächtig und solltest du untersuchen!
Nicht nur Einnahmen, auch Ausgaben gehören ins Kassenbuch:
Beispiele:
Jede Ausgabe braucht einen Beleg! Wenn kein Fremdbeleg vorhanden (z.B. Trinkgeld), erstelle einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
Wenn du Geld aus der Kasse für private Zwecke entnimmst:
15.10.2025
Beleg-Nr.: PE-2025-042
Vorgang: Privatentnahme
Ausgabe: 200,00 EUR
Kassenbestand: 645,80 EUR
Privatentnahmen sind keine Betriebsausgaben! Sie mindern nur den Kassenbestand, nicht den Gewinn.
Wenn du privates Geld in die Kasse einlegst (z.B. als Wechselgeld):
15.10.2025
Beleg-Nr.: EL-2025-012
Vorgang: Privateinlage Wechselgeld
Einnahme: 150,00 EUR
Kassenbestand: 795,80 EUR
Problem: Einträge werden erst Tage später nachgetragen, Belege fehlen.
Folge: Das Finanzamt kann die Buchführung als "nicht ordnungsgemäß" einstufen und Zuschätzungen vornehmen – das wird teuer!
Lösung: Dokumentiere täglich! Mache es zur Routine, jeden Abend das Kassenbuch zu aktualisieren.
Problem: Ständige Differenzen zwischen Soll und Ist, keine Erklärung dafür.
Folge: Verdacht auf Manipulation oder Schlampigkeit. Das Finanzamt wird misstrauisch.
Lösung: Zähle sorgfältig, prüfe Wechselgeld, erkläre Differenzen. Wenn häufig Fehler passieren, überprüfe deine Prozesse oder Mitarbeiter.
Problem: Einfaches Excel-Sheet ohne Schutz vor nachträglichen Änderungen.
Folge: Das Finanzamt erkennt es nicht an, fordert Nachweise oder schätzt Einnahmen zu.
Lösung: Nutze zertifizierte Kassenbuch-Software oder bleib beim handschriftlichen Kassenbuch.
Problem: Privatkäufe werden aus der Geschäftskasse bezahlt ohne Dokumentation.
Folge: Chaos in der Buchhaltung, Probleme bei der Steuer.
Lösung: Trenne strikt! Privatentnahmen immer dokumentieren.
Problem: Einträge ohne Beleg oder Belege nicht aufbewahrt.
Folge: Bei Betriebsprüfung werden Ausgaben gestrichen, Einnahmen angezweifelt.
Lösung: Zu jedem Eintrag ein Beleg – Rechnung, Quittung oder Eigenbeleg. Belege 10 Jahre aufbewahren!
Mehr zur ordentlichen Buchführung bei deiner ersten Steuererklärung.
Problem: Laut Kassenbuch ist weniger Geld in der Kasse als ausgegeben wurde.
Folge: Das ist physisch unmöglich! Klares Zeichen für Fehler oder Manipulation.
Lösung: Prüfe alle Einträge, finde den Fehler. Privatentnahmen richtig buchen!
Bei einer Prüfung schaut das Finanzamt genau auf dein Kassenbuch.
Vollständigkeit: Gibt es Lücken? Sind alle Tage erfasst?
Plausibilität: Passen die Beträge zu deinem Geschäft? Sind die Zahlen realistisch?
Belege: Sind alle Einträge belegt?
Kassenstürze: Wurde täglich der Kassenbestand ermittelt?
Rechenfehler: Stimmen die Summen? Gibt es Rechenfehler?
Stornobuchungen: Sind Stornos nachvollziehbar und begründet?
Hinzuschätzung: Das Finanzamt schätzt deine Einnahmen höher ein als angegeben. Du zahlst Steuern auf fiktive Gewinne!
Zwangsgeld: Bei Nichtvorlage des Kassenbuchs: bis zu 25.000 Euro
Steuernachzahlung + Zinsen: 6% pro Jahr auf nachgeforderte Beträge
Strafverfahren: Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung
Tipp: Eine saubere BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) und gute Buchhaltung erleichtern Prüfungen enorm.
Die Digitalisierung macht vieles einfacher – auch das Kassenbuch.
Moderne Kassenbuch-Software läuft in der Cloud:
Moderne KI-Tools können:
Verbinde dein Kassenbuch mit:
So minimierst du manuelle Eingaben und Fehler.
Tipp 1: Feste Routine etablieren
Mache das Kassenbuch zur täglichen Routine – am besten zur gleichen Zeit (z.B. beim Kassenschluss). Mit Timeboxing integrierst du es fest in deinen Arbeitstag.
Tipp 2: Wechselgeld organisieren
Halte immer genug Wechselgeld bereit und dokumentiere, wenn du Scheine wechselst oder Geld aus der Bank holst.
Tipp 3: Mitarbeiter schulen
Wenn Mitarbeiter die Kasse bedienen, müssen sie wissen, wie das Kassenbuch funktioniert. Klare Prozesse verhindern Fehler.
Tipp 4: Regelmäßige Kontrolle
Prüfe wöchentlich oder monatlich dein Kassenbuch auf Plausibilität. Besser du findest Fehler selbst als der Prüfer!
Tipp 5: Backup nicht vergessen
Bei elektronischen Kassenbüchern: Sichere regelmäßig! Ein Datenverlust kann dich die Anerkennung kosten.
Bei der Plan-D-Akademie zeigen wir dir praktische Tools und Methoden, wie du deine Buchhaltung – inklusive Kassenbuch – effizient und rechtssicher organisierst.
Nein, auf keinen Fall! Bei handschriftlichen Kassenbüchern musst du mit Tinte oder Kugelschreiber schreiben. Bleistift ist nicht erlaubt, weil Einträge zu leicht verändert werden können. Das Finanzamt fordert Unveränderbarkeit – und die ist bei Bleistift nicht gegeben. Wenn dir ein Fehler unterläuft, darfst du nicht radieren oder mit Tipp-Ex überkleben! Stattdessen: Fehlerhaften Eintrag einmal durchstreichen (sodass er noch lesbar ist), daneben den korrekten Eintrag schreiben und mit Datum und Paraphe (Handzeichen) versehen. Diese Regel gilt übrigens auch bei elektronischen Kassenbüchern – Änderungen müssen nachvollziehbar sein oder gar nicht möglich.
Grundsätzlich gilt: täglich! Am Ende jedes Geschäftstags solltest du das tatsächliche Bargeld in der Kasse zählen (Kassenist) und mit dem Soll laut Kassenbuch vergleichen. Das ist nicht nur eine Vorgabe des Finanzamts, sondern auch wichtig für deine eigene Kontrolle – so erkennst du Fehler, Diebstahl oder Abrechnungsprobleme sofort. Bei sehr geringen Bargeldbewegungen (z.B. nur 2-3 Vorgänge pro Woche) akzeptiert das Finanzamt manchmal auch wöchentliche Kassenstürze. Aber Vorsicht: Bei häufigeren Bargeschäften wird täglicher Kassensturz erwartet! Dokumentiere das Ergebnis jedes Kassensturzes im Kassenbuch – auch wenn alles passt. Bei Differenzen: immer erklären und buchen.
Das kann richtig teuer werden! Wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung feststellt, dass du Bargeschäfte hast, aber kein ordnungsgemäßes Kassenbuch führst, drohen mehrere Konsequenzen: Hinzuschätzung – das Finanzamt schätzt deine Einnahmen (meist großzügig nach oben) und du zahlst auf fiktive Gewinne Steuern. Verwerfung der Buchführung – deine gesamte Buchhaltung wird als unzuverlässig eingestuft, was zu umfassenden Nachprüfungen führt. Zwangsgelder von bis zu 25.000 Euro. Steuernachzahlungen plus 6% Zinsen pro Jahr. Strafverfahren bei Verdacht auf Steuerhinterziehung. Außerdem: Ohne Kassenbuch hast du selbst keine Kontrolle über dein Bargeld. Fehler und Diebstahl fallen nicht auf. Es lohnt sich also mehrfach, ein ordentliches Kassenbuch zu führen – für's Finanzamt und für dich selbst!
Ein normales Excel-Sheet reicht leider nicht aus! Das Problem: Excel-Dateien können nachträglich verändert werden, ohne dass die Änderung sichtbar bleibt. Das Finanzamt fordert aber GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Du hast drei Optionen: Spezielle Kassenbuch-Software nutzen, die GoBD-konform ist und Änderungen protokolliert oder verhindert. Excel mit Blattschutz und Export als PDF nach jedem Tag – aber selbst das wird kritisch gesehen. Handschriftliches Kassenbuch in gebundener Form – ist sicher vom Finanzamt akzeptiert. Viele moderne Rechnungsprogramme haben integrierte, konforme Kassenbuch-Funktionen – nutze die! Ein paar Euro im Monat sparen hier Ärger mit dem Finanzamt.
Nein! Das Kassenbuch ist ausschließlich für Bargeschäfte. Kartenzahlungen (EC, Kreditkarte), Überweisungen, PayPal und andere elektronische Zahlungen gehören NICHT ins Kassenbuch. Die laufen über dein Geschäftskonto und werden dort dokumentiert – entweder durch Kontoauszüge oder in deiner Buchhaltungssoftware. Nur physisches Bargeld (Münzen und Scheine) wird im Kassenbuch erfasst. Wenn du ein Ladengeschäft hast und sowohl Bar- als auch Kartenzahlung anbietest, dokumentiere Bareinnahmen im Kassenbuch und führe separat Aufzeichnungen über Kartenumsätze (die meisten Kartenterminals liefern tägliche Abrechnungen). Bei der ersten Steuererklärung musst du dann beide Einnahmequellen zusammenführen – dein Steuerberater hilft dabei.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
