Als Kleinunternehmer hast du schon genug um die Ohren – da sollte die Rechnungsstellung nicht auch noch zur Zeitfalle werden. Ein gutes Rechnungsprogramm spart dir nicht nur Stunden an Arbeit, sondern hilft dir auch, professionell aufzutreten und alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Gleichzeitig vermeidest du teure Fehler, die bei manueller Rechnungsstellung schnell passieren können.
In diesem Ratgeber zeige ich dir, worauf du bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten solltest, welche Lösungen sich besonders für Kleinunternehmer eignen und wie du damit Zeit und Geld sparst. Außerdem erfährst du, welche Funktionen wirklich wichtig sind und welche du getrost ignorieren kannst.
"Ich mache doch nur ein paar Rechnungen im Monat, da reicht Excel" – diesen Satz hören wir oft. Und ja, theoretisch funktioniert das. Praktisch verschwendest du damit wertvolle Zeit und riskierst teure Fehler.
Fehlende Pflichtangaben: Eine Rechnung ohne fortlaufende Rechnungsnummer oder ohne korrekte Angaben zur Kleinunternehmerregelung ist nicht gültig. Das Finanzamt akzeptiert sie nicht – und dein Kunde kann die Zahlung verweigern.
Zeitaufwand: Jede Rechnung manuell zu erstellen, dauert 15-20 Minuten. Bei zehn Rechnungen pro Monat sind das über drei Stunden – Zeit, die du produktiver nutzen könntest.
Fehlende Übersicht: Welche Rechnungen sind bezahlt, welche noch offen? Bei Excel-Listen verlierst du schnell den Überblick.
Unprofessionelles Auftreten: Eine lieblos in Word getippte Rechnung wirkt wenig seriös. Ein professionelles Layout signalisiert Kompetenz.
Archivierungsprobleme: Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Mit Excel-Dateien und PDF-Chaos wird das schnell unübersichtlich.
Ein gutes Rechnungsprogramm löst all diese Probleme – und kostet dich oft weniger als eine Stunde deines Stundensatzes pro Monat.
Nicht jedes Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer geeignet. Achte auf diese Funktionen:
Kleinunternehmerregelung: Das Programm muss den Hinweis nach § 19 UStG automatisch einfügen können: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Automatische Rechnungsnummern: Fortlaufende, lückenlose Nummerierung – das Finanzamt verlangt das so.
Alle Pflichtangaben: Name, Anschrift, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Rechnungsnummer – alles muss automatisch eingetragen werden.
Kundenverwaltung: Einmal anlegen, immer wieder nutzen. Spart enorm Zeit.
Vorlagen und Branding: Professionelle Layouts mit deinem Logo und deinen Farben.
GoBD-konform: Deine Rechnungen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Export-Funktionen: Daten sollten sich einfach für den Steuerberater oder das Finanzamt exportieren lassen.
Nice to have, aber nicht zwingend:
Es gibt Dutzende Anbieter auf dem Markt. Hier sind die besten Lösungen speziell für Kleinunternehmer:
Kosten: Ab 7,90 Euro/Monat
Für wen geeignet: Kleinunternehmer, die später eventuell wachsen wollen
Vorteile:
Nachteile:
Lexoffice ist ideal, wenn du eine professionelle Gesamtlösung suchst und bereit bist, monatlich einen kleinen Betrag zu investieren.
Kosten: Ab 9,90 Euro/Monat
Für wen geeignet: Kleinunternehmer mit höherem Rechnungsvolumen
Vorteile:
Nachteile:
SevDesk bietet mehr Features als Lexoffice, erfordert aber etwas Einarbeitung. Lohnt sich, wenn du professionell arbeiten willst.
Kosten: Kostenlos (Basisfunktionen)
Für wen geeignet: Einsteiger mit sehr kleinem Budget
Vorteile:
Nachteile:
Perfekt für den Start, wenn du erst mal testen willst, ob ein Rechnungsprogramm für dich sinnvoll ist.
Kosten: Ab 9 Euro/Monat
Für wen geeignet: Dienstleister und Freelancer werden
Vorteile:
Nachteile:
FastBill ist top, wenn du stundenbasiert abrechnest und Projekte verwalten musst.
Kosten: Ab 6 Euro/Monat
Für wen geeignet: Absolute Einsteiger
Vorteile:
Nachteile:
Wenn du es so einfach wie möglich haben willst, ist Debitoor eine gute Wahl.
Damit deine Rechnung gültig ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Ein gutes Rechnungsprogramm sorgt automatisch dafür.
Jede Rechnung braucht:
Der wichtigste Unterschied zu "normalen" Rechnungen: Du musst den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnehmen. Der Standardtext lautet:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Oder alternativ:
"Die Rechnung enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer."
Ohne diesen Hinweis kann das Finanzamt Probleme machen. Ein Rechnungsprogramm fügt ihn automatisch ein – du musst nur einmal in den Einstellungen aktivieren, dass du Kleinunternehmer bist.
Mehr zur steuerlichen Seite findest du in unserem Artikel zur Kleingewerbe Steuer.
Alle Rechnungen musst du zehn Jahre aufbewahren – und zwar so, dass sie jederzeit lesbar und verfügbar sind. Ein Rechnungsprogramm archiviert automatisch und GoBD-konform. Das spart dir Papierkram und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
Die Frage aller Fragen: Reicht ein kostenloses Tool oder solltest du investieren?
Kostenlose Rechnungsprogramme sind okay, wenn:
Investiere in ein kostenpflichtiges Tool, wenn:
Rechenbeispiel: Angenommen, ein Rechnungsprogramm kostet 10 Euro im Monat und spart dir zwei Stunden Arbeit. Bei einem Stundensatz von nur 30 Euro sparst du 60 Euro – das Tool hat sich mehr als verfünffacht bezahlt gemacht.
Wenn du gerade überlegst, wie mache ich mich selbstständig, solltest du die Kosten für ein Rechnungsprogramm von Anfang an einkalkulieren.
Ein Rechnungsprogramm arbeitet selten allein. Die Integration mit anderen Tools macht dein Leben noch einfacher.
Viele moderne Rechnungsprogramme können sich mit deinem Geschäftskonto verbinden – oft über Neobanken, die APIs anbieten.
Vorteile:
Die meisten professionellen Tools bieten einen Steuerberater-Zugang. Dein Steuerberater kann direkt auf deine Daten zugreifen – das spart beiden Zeit und verhindert Fehler.
Rechnungen sollten direkt aus dem Programm per E-Mail verschickt werden können. Cloud-Speicherung stellt sicher, dass du von überall Zugriff hast.
Für Dienstleister besonders wichtig: Die Verknüpfung von erfasster Zeit mit Rechnungen. Du trackst deine Stunden mit Timeboxing oder einem anderen System, und das Rechnungsprogramm wandelt sie automatisch in Rechnungspositionen um.
Moderne KI-Tools können bereits Belege automatisch erfassen, kategorisieren und sogar Zahlungsvorhersagen treffen. Einige Rechnungsprogramme integrieren solche Features bereits.
Viele Gründer schreiben ihre ersten Rechnungen in Word – und ärgern sich später, wenn sie alles manuell ins neue System übertragen müssen. Starte vom ersten Tag an mit einem professionellen Tool.
Du brauchst als Kleinunternehmer keine Enterprise-Software mit Warenwirtschaft und Produktionsplanung. Das verwirrt nur und kostet unnötig Geld.
In den meisten Programmen musst du explizit einstellen, dass du Kleinunternehmer bist. Vergisst du das, weist das Programm Umsatzsteuer aus – was falsch ist und Probleme verursacht.
Auch wenn deine Daten in der Cloud liegen: Mache regelmäßig Backups. Exportiere deine Rechnungen und sichere sie lokal.
Lass die automatische Nummerierung! Manuelle Eingriffe führen zu Lücken oder Dopplungen – beides mag das Finanzamt gar nicht.
Nimm dir Zeit, Kundendaten vollständig anzulegen. Fehlende Informationen führen zu ungültigen Rechnungen.
Fast alle Rechnungsprogramme bieten Vorlagen. Wähle eine professionelle Vorlage und passe sie mit deinem Logo und deinen Farben an. Das sorgt für Wiedererkennungswert.
Für wiederkehrende Leistungen kannst du Textbausteine anlegen. Das beschleunigt die Rechnungserstellung enorm.
Schreibe Rechnungen immer am gleichen Tag – zum Beispiel jeden Freitagnachmittag. Mit gutem Selbstmanagement wird daraus eine Routine, die nur noch wenige Minuten braucht.
Setze realistische Zahlungsziele (meist 14 Tage) und nutze das Mahnwesen des Programms, wenn Kunden nicht zahlen.
Viele Tools haben Apps. Damit kannst du auch unterwegs Rechnungen erstellen oder den Status prüfen – praktisch für Freelancer werden, die viel unterwegs sind.
Ein Rechnungsprogramm ist oft der erste Schritt. Früher oder später brauchst du mehr.
Zusätzlich zu Rechnungen musst du alle Ausgaben dokumentieren. Viele Rechnungsprogramme bieten Funktionen zum Kassenbuch führen und zur Belegverwaltung.
Als Kleinunternehmer reicht meist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wächst dein Unternehmen, kann die Bilanzierungspflicht greifen. Gute Rechnungsprogramme unterstützen beide Verfahren.
Eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) gibt dir monatlich Überblick über deine Zahlen. Premium-Versionen vieler Rechnungsprogramme erstellen sie automatisch.
Bei der erste Steuerklärung als Selbstständiger ist ein Steuerberater Gold wert. Mit einem Rechnungsprogramm kannst du ihm alle Daten strukturiert übergeben – das spart Zeit und Kosten.
Überschreitest du die Umsatzgrenze (aktuell 22.000 Euro im Vorjahr bzw. 50.000 Euro im laufenden Jahr), musst du zur Regelbesteuerung wechseln. Ein gutes Rechnungsprogramm ermöglicht den Wechsel mit einem Klick – alle neuen Rechnungen enthalten dann Umsatzsteuer.
Wenn du ins Ausland rechnest, wird es komplizierter. Innerhalb der EU brauchst du meist eine USt-ID. Manche Rechnungsprogramme unterstützen Reverse-Charge-Verfahren und andere Besonderheiten.
Je nach Unternehmensform gelten unterschiedliche Anforderungen:
Die meisten Rechnungsprogramme unterstützen alle Varianten.
Wenn du dich selbstständig machen ohne Eigenkapital möchtest, sind die Kosten fürs Rechnungsprogramm ein wichtiger Faktor. Starte mit einer kostenlosen Version und upgrade, wenn das Geld fließt.
Bei der Plan-D-Akademie wissen wir: Die Wahl des richtigen Rechnungsprogramms ist eine wichtige Entscheidung für jeden Gründer. Deshalb unterstützen wir dich dabei:
Außerdem schulen wir dich in allen Aspekten des professionellen Rechnung schreiben – damit du von Anfang an alles richtig machst.
Ein Rechnungsprogramm ist keine Luxus-Spielerei, sondern ein essentielles Werkzeug für jeden Selbstständigen. Es spart Zeit, verhindert Fehler und sorgt für einen professionellen Auftritt.
Die Kosten sind minimal im Vergleich zum Nutzen – selbst kostenpflichtige Tools amortisieren sich meist schon im ersten Monat. Und das Beste: Du kannst jederzeit starten, die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen an.
Mein Tipp: Probiere zwei bis drei Programme aus. Die meisten bieten 14-30 Tage Testzeit. Nutze diese Zeit, um echte Rechnungen zu schreiben und zu sehen, womit du am besten zurechtkommst.
Dann entscheide dich für ein Tool – und bleib dabei. Der größte Fehler ist, ständig zu wechseln. Investiere lieber die Zeit, dein gewähltes Programm richtig kennenzulernen und zu meistern.
Mit dem richtigen Rechnungsprogramm wird die Abrechnung vom lästigen Pflichtprogramm zur Sache von wenigen Minuten – und du kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Dein Business voranzubringen.
Kann ich als Kleinunternehmer kostenlose Rechnungsprogramme nutzen oder muss ich zahlen?
Du kannst definitiv kostenlose Programme nutzen – Tools wie Zervant bieten alle Grundfunktionen, die du als Kleinunternehmer brauchst, komplett gratis. Kostenpflichtige Programme (ab 6-10 Euro/Monat) bieten allerdings mehr Komfort wie Banking-Integration, besseren Support und erweiterte Funktionen. Wenn du weniger als 10 Rechnungen monatlich schreibst, reicht eine kostenlose Lösung völlig aus. Bei höherem Volumen lohnt sich die Investition in ein kostenpflichtiges Tool meist schon durch die Zeitersparnis.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmer-Grenze überschreite – muss ich dann das Programm wechseln?
Nein, die meisten Rechnungsprogramme unterstützen sowohl Kleinunternehmer als auch regelbesteuerte Unternehmen. Du musst nur in den Einstellungen von "Kleinunternehmer nach § 19 UStG" auf "Regelbesteuerung" umstellen. Ab diesem Zeitpunkt wird automatisch Umsatzsteuer ausgewiesen. Alle bisherigen Rechnungen bleiben unverändert archiviert. Achte darauf, den Wechsel zum richtigen Zeitpunkt vorzunehmen – entweder zum Jahreswechsel oder wenn du die 22.000-Euro-Grenze überschreitest.
Sind digitale Rechnungen rechtlich genauso gültig wie Papier-Rechnungen?
Ja, seit 2011 sind elektronische Rechnungen (PDF per E-Mail) den Papierrechnungen komplett gleichgestellt. Du brauchst keine qualifizierte elektronische Signatur mehr. Wichtig ist nur, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und du sie zehn Jahre lang GoBD-konform archivierst. Ein Rechnungsprogramm erfüllt diese Anforderungen automatisch. Deine Kunden müssen digitale Rechnungen akzeptieren – es sei denn, ihr habt explizit Papierform vereinbart.
Muss ich für jedes Kleinprojekt eine Rechnung schreiben oder gibt es Ausnahmen?
Grundsätzlich musst du für jede geschäftliche Leistung eine Rechnung ausstellen – unabhängig von der Höhe. Bei Kleinbeträgen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) gelten aber vereinfachte Anforderungen: Du brauchst keine vollständige Empfängeradresse und keine separate Angabe von Steuernummer und Rechnungsnummer. Trotzdem empfehle ich, immer vollständige Rechnungen zu schreiben – das Rechnungsprogramm macht eh keinen Unterschied. Bei Bargeschäften unter 10 Euro kannst du auf eine schriftliche Rechnung verzichten, solltest die Einnahmen aber trotzdem dokumentieren.
Kann ich mit einem Rechnungsprogramm auch Angebote und Mahnungen erstellen?
Ja, die meisten Rechnungsprogramme – selbst kostenlose – bieten auch Angebots- und Mahnfunktionen. Du kannst Angebote erstellen und diese mit einem Klick in Rechnungen umwandeln. Beim Mahnwesen erstellt das Programm automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach festgelegten Fristen. Manche Tools verschicken diese sogar automatisch. Das ist besonders praktisch, wenn du viele Kunden hast und nicht jeden Zahlungseingang manuell kontrollieren willst. Bei professionellen Tools kannst du sogar Mahngebühren und Verzugszinsen automatisch berechnen lassen.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
