Du bekommst monatlich eine BWA von deinem Steuerberater und verstehst nur Bahnhof? Du bist nicht allein. Viele Selbstständige und Unternehmer legen die betriebswirtschaftliche Auswertung ungelesen beiseite – und verschenken damit wertvolle Informationen über ihr eigenes Business.
Die BWA ist weit mehr als ein Zahlenfriedhof für Buchhalter. Sie ist dein wichtigstes Frühwarnsystem, dein Navigationsinstrument und dein Erfolgsbarometer – wenn du sie zu lesen verstehst. Während du bei der Steuererklärung oft erst ein Jahr später siehst, wie es lief, zeigt dir die BWA bereits während des laufenden Jahres, wo du stehst.
In diesem Ratgeber erkläre ich dir verständlich, was die BWA ist, warum sie so wichtig ist und wie du sie für bessere unternehmerische Entscheidungen nutzt. Ohne Fachchinesisch, dafür mit praktischem Nutzen für deinen Geschäftsalltag.
BWA steht für Betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie ist quasi der "Zwischenstand" deiner Buchhaltung – ein Bericht, der zeigt, wie dein Unternehmen wirtschaftlich dasteht.
Stell dir vor, du fährst Auto: Die Steuererklärung ist wie der Kilometerstand am Jahresende. Die BWA ist dein Tacho und Tank-Anzeige während der Fahrt. Sie zeigt dir:
BWA vs. Bilanz: Die Bilanz ist eine Momentaufnahme (Vermögen und Schulden zu einem Stichtag). Die BWA zeigt Aufwand und Ertrag über einen Zeitraum.
BWA vs. GuV (Gewinn- und Verlustrechnung): Die GuV ist der "offizielle" Jahresabschluss. Die BWA ist praktisch eine vorläufige, unterjährige GuV.
BWA vs. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Die EÜR ist eine vereinfachte Form für Kleinere. Die BWA ist detaillierter und folgt anderen Grundsätzen.
Meistens dein Steuerberater – automatisch aus deiner laufenden Buchhaltung. Viele Buchhaltungsprogramme (DATEV, lexoffice, sevDesk) erstellen sie auch direkt.
Kosten: Wenn du einen Steuerberater hast, ist die monatliche BWA meist im Grundhonorar enthalten. Du bekommst sie automatisch – die Frage ist nur, ob du sie nutzt!
Die meisten BWAs folgen dem DATEV-Standard. Einmal verstanden, erkennst du dich in jeder BWA wieder.
Das ist eine wichtige Kennzahl! Sie zeigt, wie viel von deinem Umsatz nach Abzug der direkten Warenkosten übrig bleibt.
Das zeigt, wie profitabel dein operatives Geschäft ist.
Umsatzerlöse: 50.000 €
Wareneinsatz: -20.000 €
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Rohgewinn: 30.000 € (60%)
Personalkosten: -12.000 €
Raumkosten: -2.000 €
Fahrzeugkosten: -1.500 €
Marketing: -3.000 €
Sonstige Kosten: -4.500 €
Abschreibungen: -1.000 €
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Betriebsergebnis (EBIT): 6.000 €
Zinsen: -500 €
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Ergebnis vor Steuern: 5.500 €
Geschätzte Steuern: -2.000 €
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Vorläufiger Gewinn: 3.500 €
Jetzt zur entscheidenden Frage: Warum solltest du dich mit diesem Zahlenwerk beschäftigen?
Die BWA zeigt dir Probleme, bevor sie kritisch werden. Beispiele:
Sinkende Umsätze: Du siehst sofort, wenn die Einnahmen zurückgehen – und kannst reagieren statt abzuwarten.
Explodierende Kosten: Eine Kostenposition steigt ungewöhnlich? Die BWA zeigt's dir.
Liquiditätsengpässe: Wenn mehr Geld rausgeht als reinkommt, siehst du das rechtzeitig.
Mit der BWA kannst du steuern:
Preise anpassen: Ist deine Marge zu niedrig? Vielleicht musst du deine Preise erhöhen.
Kosten senken: Wo gibst du zu viel aus? Die BWA zeigt's dir schwarz auf weiß.
Investitionen planen: Kannst du dir eine neue Anschaffung leisten? Check deine BWA!
Gehälter festlegen: Als GmbH-Geschäftsführer siehst du, wie viel Gehalt wirtschaftlich sinnvoll ist.
Willst du einen Kredit? Suchst du Investoren? Brauchst du einen Gründerkredit?
Dann wollen diese BWAs sehen! Meist die letzten 12 Monate. Sie prüfen:
Eine saubere, regelmäßige BWA ist Gold wert bei Verhandlungen.
Große Kunden oder Lieferanten fragen manchmal nach BWAs, um zu prüfen, ob du wirtschaftlich stabil bist. Das gilt besonders bei:
Eine gute BWA unterstreicht deine Seriosität.
Vergleiche deine Zahlen mit:
So erkennst du, ob du im Plan bist oder nachjustieren musst.
Eine BWA ist nur nützlich, wenn du sie verstehst. Hier die wichtigsten Schritte:
Ist der Umsatz gestiegen oder gesunken? Vergleiche mit dem Vormonat und dem Vorjahr.
Gibt es saisonale Schwankungen? Manche Geschäfte haben schwache und starke Monate – das ist normal.
Ungewöhnliche Ausreißer? Außerordentlich hoher oder niedriger Umsatz? Woran liegt's?
Der Rohgewinn (auch Bruttoertrag oder Marge) ist entscheidend!
Rohgewinnquote = Rohgewinn / Umsatz × 100
Beispiel:
Was ist gut? Das hängt von der Branche ab:
Sinkt deine Quote, wird's kritisch – entweder steigen deine Einkaufspreise oder deine Verkaufspreise sind zu niedrig.
Schau dir die größten Kostenpositionen an:
Personalkosten: Sind sie angemessen? Als Faustregel: maximal 30-40% vom Umsatz.
Raumkosten: Miete, Nebenkosten. Maximal 5-10% vom Umsatz.
Marketing: Investierst du genug? 5-15% sind je nach Branche üblich.
Fahrzeugkosten: Falls relevant – sind sie im Rahmen? Mehr zum Firmenwagen.
Positives EBIT: Dein operatives Geschäft läuft profitabel – gut!
Negatives EBIT: Dein Geschäft macht Verlust. Analyse: Liegt's am Umsatz oder an den Kosten?
EBIT-Marge = EBIT / Umsatz × 100
Eine gesunde EBIT-Marge liegt bei 10-20%, je nach Branche.
Hast du zu Jahresbeginn ein Budget erstellt? Vergleiche:
Falls nicht: Wo musst du nachjustieren?
Viele Unternehmer legen die BWA ungelesen ab. Riesiger Fehler! Du verschenkst wertvolle Steuerungsinformationen.
Lösung: Nimm dir jeden Monat 15 Minuten Zeit, die BWA durchzugehen. Routinemäßig, wie Zähneputzen.
Der Gewinn ist wichtig, aber nicht alles. Wichtiger sind:
Lösung: Schau dir alle relevanten Kennzahlen an, nicht nur die Endsumme.
Die BWA lesen ist das eine – daraus Konsequenzen ziehen das andere.
Lösung: Stelle dir Fragen:
Manchmal sind Positionen falsch gebucht. Beispiel: Marketing-Ausgaben landen in "Sonstiges" – dann siehst du nicht, wie viel du wirklich für Marketing ausgibst.
Lösung: Unstimmigkeiten mit deinem Steuerberater besprechen. Eine saubere Buchführung ist die Basis guter Auswertungen.
Mehr zu ordentlicher Buchführung beim Kassenbuch führen.
Die BWA zeigt Gewinn/Verlust, aber nicht deinen Kontostand! Gewinn ≠ Liquidität.
Lösung: Ergänze die BWA durch eine Liquiditätsplanung. Wann kommt welches Geld rein, wann gehen welche Kosten raus?
Je nach Rechtsform gibt es Besonderheiten:
Bei einem Einzelunternehmen ist die BWA relativ simpel:
Bei einer GbR:
Bei einer GmbH:
Aus der BWA kannst du wichtige Kennzahlen berechnen:
= Gewinn / Umsatz × 100
Zeigt, wie viel Prozent vom Umsatz als Gewinn übrig bleiben.
Beispiel: 5.000 € Gewinn bei 50.000 € Umsatz = 10% Umsatzrentabilität
= Gewinn / Eigenkapital × 100
Zeigt die Verzinsung deines eingesetzten Kapitals.
= Personalkosten / Umsatz × 100
Faustregel: Sollte unter 40% liegen.
Welche Kostenart macht den größten Anteil aus? Wo kannst du sparen?
Diese Kennzahlen helfen dir, dein Unternehmen besser zu steuern und mit Branchendurchschnitten zu vergleichen.
Du schaust dir die BWA von Januar bis Juni an und siehst: Die Umsätze sinken kontinuierlich von 60.000 € auf 45.000 €.
Reaktion:
Deine BWA zeigt: Fahrzeugkosten liegen bei 3.000 € pro Monat – 6% vom Umsatz. Das ist viel!
Reaktion:
Du willst eine neue Maschine für 20.000 € kaufen. Check der letzten 6 BWAs zeigt:
Fazit: In 5-6 Monaten ist die Investition aus dem Cashflow finanziert – oder du nimmst einen Kredit und zahlst aus dem laufenden Gewinn zurück.
Die Bank will die letzten 12 BWAs sehen. Du bereitest vor:
Mit gut aufbereiteten BWAs stehen deine Chancen auf Kreditzusage deutlich besser.
Bei der Plan-D-Akademie zeigen wir dir, wie du deine BWA nicht nur liest, sondern aktiv für bessere Geschäftsentscheidungen nutzt – praxisnah und ohne Fachchinesisch.
Wenn du einen Steuerberater hast, der deine laufende Buchhaltung macht, solltest du die BWA automatisch monatlich bekommen – meist per E-Mail oder über ein Online-Portal. Falls nicht, frag nach! Die BWA zu erstellen ist Teil der üblichen Steuerberater-Leistung und meist im Grundhonorar enthalten. Wenn du deine Buchhaltung selbst machst (z.B. mit Software wie DATEV, lexoffice oder sevDesk), kannst du die BWA mit einem Klick selbst erstellen. Die meisten Programme haben BWA-Funktionen integriert. Für Gründer, die ihre erste Steuererklärung machen: Sprich mit deinem Steuerberater über regelmäßige BWAs – sie sind extrem wertvoll für deine Unternehmenssteuerung!
Das hängt davon ab, wie schnell deine Buchhaltung gemacht wird. Bei einem Steuerberater mit laufender Buchhaltung ist die BWA meist 2-4 Wochen "alt" – also die BWA für September bekommst du Mitte/Ende Oktober. Das ist völlig normal und ausreichend für die Steuerung. Wenn du selbst buchst und täglich erfasst, kann deine BWA tagesaktuell sein. Wichtig: Die BWA ist immer nur so gut wie deine Buchhaltung! Wenn Belege fehlen oder Buchungen verspätet eingehen, stimmen die Zahlen nicht. Deshalb: Belege zeitnah an den Steuerberater geben oder selbst zeitnah buchen. Ein gutes Kassenbuch führen und ordentliche Belege sind die Basis zuverlässiger BWAs.
Das wird oft verwechselt! Die BWA ist eine Aufwands- und Ertragsrechnung über einen Zeitraum (z.B. einen Monat). Sie zeigt: Was kam rein, was ging raus, was bleibt übrig? Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden zu einem Stichtag (meist 31.12.). Sie zeigt: Was besitzt das Unternehmen, was schuldet es? Vereinfacht: BWA = laufende Geschäftsentwicklung (Film), Bilanz = Momentaufnahme (Foto). Beide ergänzen sich. Als Einzelunternehmen oder Freiberufler musst du oft keine Bilanz machen (EÜR reicht), aber eine BWA ist trotzdem sinnvoll. Als GmbH brauchst du beides: monatliche BWAs für die Steuerung und jährliche Bilanz für den Abschluss.
Ja, ungefähr! Die BWA zeigt dir deinen vorläufigen Gewinn. Daraus kannst du grob ableiten, wie viel Steuern auf dich zukommen. Als Einzelunternehmer zahlst du auf den Gewinn Einkommensteuer (progressiv, 0-45%) plus eventuell Gewerbesteuer (ab 24.500 € Gewerbeertrag). Als GmbH zahlt die Gesellschaft etwa 30% Körperschaft- und Gewerbesteuer auf den Gewinn. Wichtig: Die BWA zeigt oft ein "Ergebnis vor Steuern", aber das ist nur eine Schätzung! Tatsächliche Steuern hängen von vielen Faktoren ab (Sonderausgaben, persönlicher Steuersatz etc.). Faustregel: Lege 30-40% deines Gewinns für Steuern zurück. Mehr zur Kleingewerbe-Steuer und Steuerplanung findest du in unseren Guides. Besprich die Steuerlast konkret mit deinem Steuerberater!
Das ist eine der häufigsten Verwirrungen! Gewinn ist nicht gleich Geld auf dem Konto. Die BWA basiert auf dem Prinzip der doppelten Buchführung und berücksichtigt: Abschreibungen (mindern Gewinn, kosten aber kein Geld), Investitionen (kosten Geld, mindern aber Gewinn nur über Abschreibung), Kredittilgung (kostet Geld, mindert aber nicht den Gewinn – nur die Zinsen tun das), Forderungen (Umsatz ist gebucht, aber Kunde hat noch nicht gezahlt), Verbindlichkeiten (Kosten sind gebucht, du hast aber noch nicht bezahlt). Deshalb kann dein Konto leer sein trotz Gewinn – oder voll trotz Verlust! Für die Liquiditätsplanung brauchst du zusätzlich zur BWA einen Blick aufs Bankkonto und offene Posten. Viele moderne Rechnungsprogramme zeigen beides: BWA für Gewinn UND Liquiditätsübersicht für Cash.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
