Du nimmst deine Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zum Essen aus und fragst dich, ob du das absetzen kannst? Die gute Nachricht: Geschäftsessen sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Die schlechte Nachricht: Die Regeln sind komplex und Fehler können teuer werden. Viele Selbstständige verschenken Geld, weil sie nicht wissen, was erlaubt ist, oder verzichten aus Unsicherheit ganz darauf.
Dabei sind Geschäftsessen ein legitimes und wertvolles Instrument für Kundenbeziehungen und Networking. Ein entspanntes Essen schafft Vertrauen, öffnet Türen und kann zum Geschäftsabschluss führen. Wenn du die steuerlichen Spielregeln kennst und befolgst, kannst du diese Kosten legal als Betriebsausgaben geltend machen.
In diesem Ratgeber erfährst du, wann und wie du Geschäftsessen absetzen kannst, welche Regeln gelten, wie du die Belege richtig dokumentierst und welche typischen Fehler du vermeiden solltest. Praxisnah, konkret und rechtssicher.
Ein Geschäftsessen ist nur dann absetzbar, wenn es einen geschäftlichen Anlass gibt. Das bedeutet: Du bewirtest Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten oder potentielle Kunden. Auch Bewirtungen von Mitarbeitern können unter bestimmten Umständen absetzbar sein. Rein private Essen, selbst wenn ihr nebenbei auch über Geschäftliches redet, sind nicht absetzbar.
Der geschäftliche Anlass muss konkret und nachvollziehbar sein. "Akquise" oder "Kundenpflege" reichen theoretisch, aber je spezifischer, desto besser. "Vertragsverhandlung Projekt XY" oder "Besprechung Angebot vom 15.01." sind ideal. Das Finanzamt prüft im Zweifel, ob der Anlass glaubhaft ist.
Geschäftspartner sind alle Personen, mit denen du in geschäftlicher Beziehung stehst oder stehen willst. Kunden, potentielle Kunden, Lieferanten, Berater, Kooperationspartner – all das zählt. Auch Journalisten, wenn du PR-Arbeit machst, oder Influencer im Rahmen von Marketing-Kooperationen.
Mitarbeiter darfst du auch bewirten, aber hier gelten strengere Regeln. Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern sind unter bestimmten Bedingungen absetzbar. Alltägliche Mitarbeiteressen sind es meist nicht, außer sie dienen einem konkreten betrieblichen Zweck wie Schulungen oder Besprechungen.
Wenn dein Geschäftspartner seinen Ehepartner mitbringt und du deinen auch, wird es kompliziert. Die Kosten für die Ehepartner sind nur absetzbar, wenn deren Anwesenheit einen geschäftlichen Grund hat. Das ist selten der Fall und schwer zu argumentieren. Rechne damit, dass das Finanzamt diese Kosten streichen könnte.
Geschäftsessen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar. Die restlichen 30 Prozent gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Der Grund: Der Gesetzgeber unterstellt, dass Geschäftsessen auch einen privaten Nutzen haben – du isst ja auch etwas und genießt das Essen. Diese 30 Prozent sind die "Lebensführungskosten", die jeder Mensch hat.
Das bedeutet konkret: Wenn dein Geschäftsessen 100 Euro kostet, kannst du 70 Euro als Betriebsausgabe absetzen. Diese 70 Euro mindern deinen Gewinn und damit deine Steuerlast. Bei einem Steuersatz von 40 Prozent sparst du also 28 Euro Steuern. Die 30 Euro nicht abzugsfähiger Anteil mindern deinen Gewinn nicht.
Die Umsatzsteuer aus dem Beleg kannst du als Vorsteuer komplett abziehen, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt. Das gilt unabhängig von den 70 Prozent. Also: 70 Prozent des Nettobetrags sind Betriebsausgabe, 100 Prozent der Umsatzsteuer sind Vorsteuer.
Beispiel: Rechnung über 119 Euro brutto, davon 100 Euro netto und 19 Euro Umsatzsteuer. Betriebsausgabe: 70 Euro. Vorsteuer: 19 Euro. Die restlichen 30 Euro netto sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.
Die Rechnung vom Restaurant muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, sonst ist sie steuerlich wertlos. Name und Anschrift des Restaurants, Datum der Bewirtung, einzelne Speisen und Getränke mit Preisen, Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer sind Pflicht. Eine einfache Kassenbon-Rechnung mit nur dem Endbetrag reicht nicht.
Fordere beim Bezahlen explizit eine ordnungsgemäße Rechnung an, keine einfache Quittung. Viele Restaurants händigen auf Nachfrage eine detaillierte Rechnung aus. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind die Anforderungen etwas lockerer, aber auch hier solltest du auf Vollständigkeit achten.
Auf der Rückseite oder einem beigefügten Blatt musst du handschriftlich ergänzen: Die Namen aller bewirteten Personen inklusive ihrer Funktion oder Firma, den Anlass der Bewirtung konkret beschrieben, Ort und Datum, wenn nicht auf der Rechnung ersichtlich, und deine Unterschrift.
Diese handschriftlichen Angaben sind nicht optional, sondern Pflicht. Ohne sie erkennt das Finanzamt die Bewirtung nicht an. Gewöhne dir an, diese Angaben direkt nach dem Essen zu machen, solange alles noch frisch im Gedächtnis ist. Mehr zur ordentlichen Belegführung findest du in unserem Artikel zum Kassenbuch führen.
Trinkgeld erscheint nicht auf der Restaurantrechnung, ist aber absetzbar. Erstelle dafür einen Eigenbeleg, auf dem du Datum, Restaurant, Höhe des Trinkgelds und den Zusammenhang mit der Bewirtung vermerkst. Das Trinkgeld fällt dann auch unter die 70-Prozent-Regelung.
Das ist der Standardfall und am unkompliziertesten. Du bewirtest Kunden, Lieferanten oder Partner. Dokumentiere sauber, halte die Belege bereit und du bist auf der sicheren Seite. Diese Bewirtungen sind zu 70 Prozent absetzbar.
Bei besonders aufwendigen Bewirtungen könnte das Finanzamt nachfragen, ob das Essen angemessen war. Ein Michelin-Stern-Restaurant für einen Routinetermin könnte Augenbrauen hochziehen. Bleib im Rahmen dessen, was in deiner Branche üblich ist. Eine gründliche Konkurrenzanalyse zeigt dir, was Standard ist.
Bewirtungen von Mitarbeitern aus betrieblichem Anlass sind ebenfalls zu 70 Prozent absetzbar. Das können Besprechungsessen sein, Schulungsverpflegung oder Bewirtung bei Überstunden. Der betriebliche Anlass muss klar sein und dokumentiert werden.
Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste haben eigene Regelungen. Pro Mitarbeiter und Veranstaltung sind bis zu 110 Euro steuerfrei absetzbar, wenn alle Mitarbeiter eingeladen sind. Darüber wird es steuerpflichtig für die Mitarbeiter.
Wenn du auf Geschäftsreise bist und einen Geschäftspartner bewirtest, gelten die gleichen Regeln wie oben. Wenn du alleine auf Reise isst, sind das Reisekosten, keine Bewirtungskosten. Hier darfst du Verpflegungspauschalen ansetzen, nicht die tatsächlichen Kosten. Das ist ein wichtiger Unterschied.
Die Verpflegungspauschale beträgt aktuell 14 Euro für Abwesenheit von 8-24 Stunden und 28 Euro für volle Kalendertage. Diese Pauschalen sind komplett absetzbar, nicht nur zu 70 Prozent. Bei mehrtägigen Reisen gibt es Sonderregelungen.
Viele sammeln einfache Kassenbons ohne Details. Diese reichen nicht. Fordere immer eine vollständige Rechnung an. Bei modernen Kassensystemen ist das oft Standard, aber frage sicherheitshalber nach.
Die Rechnung alleine reicht nicht. Ohne die handschriftlichen Ergänzungen zu Teilnehmern und Anlass erkennt das Finanzamt die Bewirtung nicht an. Diese Angaben nachträglich zu rekonstruieren ist schwierig. Mach es direkt.
Manche versuchen, private Restaurant-Besuche als Geschäftsessen abzusetzen. Das ist Steuerhinterziehung. Das Finanzamt ist nicht dumm. Wenn du regelmäßig samstags abends "Geschäftsessen" hast oder immer die gleichen Personen bewirtest, wird das auffällig. Sei ehrlich und setze nur echte Geschäftsessen ab.
Ein 500-Euro-Dinner für ein erstes Kennenlernen wirft Fragen auf. Halte Geschäftsessen im angemessenen Rahmen. Was angemessen ist, hängt von Branche, Geschäftsvolumen und Anlass ab. Als Freelancer mit Kleinkunden sind andere Maßstäbe anzulegen als bei Großprojekten.
Alle Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei einer Betriebsprüfung will das Finanzamt sie sehen. Digitalisiere sie und speichere sie sicher. Viele moderne Rechnungsprogramme haben Belegerfassung integriert.
Wenn du ein Restaurant oder eine Kantine im eigenen Unternehmen betreibst und Geschäftspartner dort bewirtest, sind die Selbstkosten zu 70 Prozent absetzbar, nicht der fiktive Verkaufspreis. Das ist meist weniger vorteilhaft, aber rechtlich korrekt.
Wenn du Geschäftspartner in deinem Büro bewirtest und Catering oder selbst gekochtes Essen anbietest, sind die Kosten ebenfalls zu 70 Prozent absetzbar. Dokumentiere die Einkäufe, die Teilnehmer und den Anlass genauso sorgfältig wie bei externen Bewirtungen.
Bei Geschäftsessen im Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Regeln. Achte darauf, dass die Rechnung alle nötigen Angaben enthält. Bewahre Wechselkursbelege auf, wenn die Rechnung in Fremdwährung ist. Bei der ersten Steuererklärung als Selbstständiger solltest du solche Fälle mit dem Steuerberater besprechen.
Apps wie GetMyInvoices, Expensify oder die integrierten Funktionen von Buchhaltungssoftware helfen dir, Belege sofort zu fotografieren und zu kategorisieren. Du kannst direkt die nötigen Angaben ergänzen und alles wird automatisch archiviert. Das spart Zeit und sorgt für Vollständigkeit.
Eine Firmenkreditkarte macht die Zuordnung einfacher. Alle Geschäftsessen werden über diese Karte bezahlt, private Essen über die Privatkarte. Diese klare Trennung erleichtert die Buchhaltung und macht Betriebsprüfungen entspannter.
Moderne Finanz-Tools erkennen automatisch Restaurant-Ausgaben und kategorisieren sie als Bewirtung. Du musst nur noch die Details ergänzen. Das reduziert den Aufwand erheblich und minimiert vergessene Belege.
Rechne durch, ob sich ein Geschäftsessen lohnt. Bei 70 Prozent Absetzbarkeit und einem Steuersatz von 40 Prozent sparst du effektiv 28 Prozent der Kosten. Ein 100-Euro-Essen kostet dich also real etwa 72 Euro. Das ist immer noch viel Geld, aber weniger als der Nominalpreis.
Aus reiner Kostenperspektive sind Geschäftsessen nicht die günstigste Marketing-Maßnahme. Ihr Wert liegt im Beziehungsaufbau, Vertrauen und der persönlichen Note. In vielen Branchen sind sie unverzichtbar für erfolgreiche Neukundengewinnung und Kaltakquise B2B.
In Zeiten von Remote-Work gibt es kreative Alternativen. Du kannst bei Online-Meetings Essen zu den Teilnehmern nach Hause liefern lassen. Auch diese Kosten sind als Bewirtung absetzbar, wenn die Regeln eingehalten werden. Das ist moderner und oft praktischer als klassische Geschäftsessen.
Geschäftsessen sind ein Baustein deiner Marketing-Strategie. Sie ergänzen digitales Marketing, Content und Werbung. Die Prinzipien der 4P Marketing Strategie zeigen, wie alle Kanäle zusammenspielen. Geschäftsessen sind der persönliche, emotionale Touch.
Plane ein realistisches Budget für Geschäftsessen ein. In manchen Branchen sind 5-10 Prozent des Marketing-Budgets normal, in anderen weniger. Tracke, ob sich die Investition lohnt. Führen Geschäftsessen zu Abschlüssen? Wenn ja, wie viel Umsatz pro investiertem Euro? Eine saubere BWA hilft dir, den ROI zu bewerten.
Geschäftsessen sind ein wertvolles Tool für Beziehungsaufbau und legitim steuerlich absetzbar – zu 70 Prozent. Die Regeln sind klar, aber streng. Ordnungsgemäße Rechnungen, handschriftliche Ergänzungen und echte geschäftliche Anlässe sind Pflicht. Wer diese Regeln befolgt, kann legal Steuern sparen und gleichzeitig wertvolle Geschäftsbeziehungen pflegen.
Sei ehrlich, dokumentiere sauber und übertreibe nicht. Dann sind Geschäftsessen eine Win-Win-Situation: Deine Geschäftspartner fühlen sich wertgeschätzt, du baust Beziehungen auf und das Finanzamt beteiligt sich an den Kosten. Mit den richtigen Prozessen wird die Verwaltung zur Routine statt zur Last.
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