Du bist Designer, Berater, Programmierer oder Texter und möchtest dich selbstständig machen? Dann hast du Glück – als Freiberufler ist der Start deutlich einfacher als für Gewerbetreibende. Keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, weniger Bürokratie. Klingt zu gut, um wahr zu sein?
Ganz so einfach ist es dann doch nicht. Denn zuerst musst du klären: Bin ich überhaupt Freiberufler? Viele Tätigkeiten liegen in der Grauzone, und eine falsche Einschätzung kann später teuer werden. Außerdem gibt es auch für Freiberufler Pflichten und Formalitäten, die du kennen solltest.
In diesem kompakten Ratgeber erfährst du alles, was du über die Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit wissen musst – von der Definition über die Anmeldung bis zu den ersten Schritten in die Selbstständigkeit. Praxisnah, auf den Punkt gebracht und ohne unnötiges Juristendeutsch.
Bevor du dich anmeldest, musst du hundertprozentig sicher sein: Bist du wirklich Freiberufler?
Das Einkommensteuergesetz (§18 EStG) definiert Freiberufler als Personen, die eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit ausüben. Klingt abstrakt? Ist es auch.
Die Katalogberufe (eindeutig freiberuflich):
Heilberufe: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten
Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsberatende Berufe: Rechtsanwälte, Patentanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater
Technisch-Naturwissenschaftliche Berufe: Architekten, Ingenieure, Vermessungsingenieure, Geologen
Kulturberufe: Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer
Weitere: Lotsen, hauptberufliche Sachverständige
Hier wird's kompliziert. Das Gesetz erlaubt auch "ähnliche Berufe". Das bedeutet: Wenn deine Tätigkeit einem Katalogberuf stark ähnelt, kannst du als Freiberufler eingestuft werden.
Beispiele für "ähnliche Berufe":
Wichtig: Ob deine Tätigkeit als freiberuflich anerkannt wird, entscheidet letztlich das Finanzamt! Bei Unsicherheit solltest du vorab eine verbindliche Auskunft einholen.
Handel: Kauf und Verkauf von Waren → Gewerbe
Produktion: Herstellung von Produkten → Gewerbe
Handwerk: Friseur, Elektriker, Maler → Gewerbe (mit Ausnahmen wie Restauratoren)
Vermittlung: Makler, Versicherungsvertreter → meist Gewerbe
Dienstleistungen ohne Ausbildung: Reinigung, Lieferservice → Gewerbe
Im Zweifel gilt: Wenn du nicht sicher bist, frag beim Finanzamt nach oder lass dich von einem Steuerberater beraten. Eine falsche Einstufung kann später zu Nachzahlungen führen!
Die Anmeldung als Freiberufler ist erfreulich unkompliziert.
Anders als Gewerbetreibende gehst du NICHT zum Gewerbeamt. Als Freiberufler meldest du dich direkt beim Finanzamt an.
So geht's:
Wichtige Angaben im Fragebogen:
Das Finanzamt prüft deine Angaben. Das kann dauern – rechne mit 2-8 Wochen.
Mögliche Ergebnisse:
Anerkennung als Freiberufler: Du bekommst eine Steuernummer und kannst loslegen. Herzlichen Glückwunsch!
Rückfragen: Das Finanzamt möchte mehr Details zu deiner Tätigkeit. Erkläre präzise, warum du freiberuflich bist.
Ablehnung: Das Finanzamt stuft dich als Gewerbetreibenden ein. Du musst dann nachträglich ein Gewerbe anmelden.
Tipp: Füge dem Fragebogen eine ausführliche Tätigkeitsbeschreibung bei. Erkläre, warum deine Arbeit einem Katalogberuf ähnelt, welche Qualifikationen du hast und wie persönlich/kreativ deine Leistung ist.
Falls du eine Umsatzsteuer-ID möchtest (und das solltest du!):
Die USt-ID beantragen dauert etwa 1-2 Wochen. Sie ist wichtig für Geschäfte mit anderen Unternehmen und wirkt professionell.
Berufsgenossenschaft: Auch Freiberufler müssen sich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden (gesetzliche Unfallversicherung). Kosten: ca. 50-200 Euro/Jahr.
Künstlersozialkasse (KSK): Wenn du als Künstler oder Publizist arbeitest, kannst (und solltest!) du dich bei der KSK versichern. Sie übernimmt 50% deiner Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge – ein riesiger Vorteil!
Berufskammer: Manche Freiberufler müssen sich in ihrer Berufskammer anmelden (Ärztekammer, Rechtsanwaltskammer etc.). Das läuft automatisch über die Berufszulassung.
Warum ist der Freiberufler-Status so begehrt?
Das ist der Hauptvorteil! Gewerbetreibende zahlen ab 24.500 Euro Gewerbeertrag zusätzlich zur Einkommensteuer noch Gewerbesteuer (ca. 14-17%). Als Freiberufler sparst du dir das komplett.
Beispiel:
Das sind mehrere Tausend Euro Ersparnis pro Jahr!
Freiberufler sind nicht Mitglied in der IHK (Industrie- und Handelskammer) und zahlen daher auch keine Beiträge. Das spart dir weitere 30-200 Euro pro Jahr.
Aber: Du hast auch keinen Zugang zu den IHK-Leistungen (Beratung, Seminare etc.). Das ist verschmerzbar – es gibt genug andere Anlaufstellen.
Als Freiberufler reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Du musst keine Bilanz erstellen, keine doppelte Buchführung. Das spart Zeit und Kosten.
Ein gutes Kassenbuch führen und alle Belege sammeln – mehr brauchst du nicht.
Du kannst als Freiberufler allein arbeiten (Einzelunternehmen) oder dich mit anderen Freiberuflern zusammenschließen (Partnerschaftsgesellschaft, GbR).
Die Partnerschaftsgesellschaft (PartG) ist speziell für Freiberufler konzipiert und bietet sogar Haftungsbeschränkung (als PartG mbB).
Auch Freiberufler haben Pflichten – wenn auch weniger als Gewerbetreibende.
Jährlich abgeben:
Die erste Steuererklärung als Freiberufler kann verwirrend sein. Ein Steuerberater hilft, kostet aber 500-2.000 Euro. Für einfache Fälle reicht auch Software wie WISO oder ELSTER.
Falls du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.
Das bedeutet: Du führst die von Kunden erhaltene Umsatzsteuer (19%) ans Finanzamt ab, ziehst aber gleichzeitig die selbst gezahlte Vorsteuer ab.
Auch als Freiberufler gelten strikte Regeln beim Rechnung schreiben:
Pflichtangaben:
Moderne Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer erstellen rechtssichere Rechnungen automatisch.
Pflicht: Krankenversicherung (gesetzlich oder privat, 200-800 Euro/Monat)
Dringend empfohlen:
Optional aber sinnvoll:
Mehr zur Rentenversicherung für Selbstständige findest du hier.
Viele Gründer wollen unbedingt Freiberufler sein (wegen der Vorteile) und melden sich so an, obwohl sie eigentlich gewerblich tätig sind. Das Finanzamt prüft – und bei falscher Einstufung drohen:
Lösung: Im Zweifel vorab beim Finanzamt anfragen oder Steuerberater konsultieren.
Wenn du nur einen Auftraggeber hast, für den du dauerhaft arbeitest, droht Scheinselbstständigkeit. Das gilt auch für Freiberufler!
Folge: Du wirst als Angestellter eingestuft, Sozialversicherungsbeiträge müssen nachgezahlt werden (sehr teuer!).
Lösung: Mehrere Auftraggeber haben, eigenes Büro, eigene Arbeitszeiten, eigene Arbeitsmittel – zeige, dass du wirklich selbstständig bist.
Viele Freiberufler unterschätzen die Steuerlast. 30-45% deines Gewinns gehen ans Finanzamt!
Lösung: Lege von jeder Zahlung sofort 30-40% auf ein separates Steuerkonto. Dann gibt's keine bösen Überraschungen.
Freiberufler müssen ihre Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaub und Ausfallzeiten selbst finanzieren. Ein Stundensatz von 30 Euro reicht da nicht!
Faustregel: Mindestens 60-80 Euro/Stunde für Einsteiger, 100+ Euro für Erfahrene.
Mehr zur Preiskalkulation in unserem Guide wie mache ich mich selbstständig.
Du bist angemeldet – und jetzt?
Netzwerk aktivieren: Erzähl allen, dass du jetzt selbstständig bist. Familie, Freunde, Ex-Kollegen – sie sind deine ersten Multiplikatoren.
Online präsent sein: LinkedIn-Profil aktualisieren, Website erstellen, Social Media nutzen. Mehr zur Neukundengewinnung.
Plattformen nutzen: Upwork, Fiverr, Freelancer.de – für den Start gute erste Aufträge.
Portfolio aufbauen: Zeige, was du kannst! Auch wenn du anfangs kostenlos oder günstig arbeitest – Referenzen sind Gold wert.
Home Office: Für die meisten Freiberufler ideal. Nutze ein Arbeitszimmer steuerlich ab (anteilige Miete, Strom etc.).
Coworking Space: Gegen Isolation und für Netzwerk. Kostet 100-300 Euro/Monat.
Geschäftsadresse: Manche nutzen Postfachadressen oder virtuelle Büros für professionellen Eindruck.
Buchhaltung: lexoffice, sevDesk, Debitoor
Projektmanagement: Trello, Asana
Zeiterfassung: Toggl, Clockify
Rechnungen: Spezialisierte Tools oder All-in-One-Lösungen
Banking: Geschäftskonto bei klassischer Bank oder Neobank
KI-Support: Moderne KI-Tools unterstützen bei Texten, Recherche, Buchhaltung
Feste Arbeitszeiten: Auch wenn du flexibel bist, setz dir Strukturen. Gutes Timeboxing hilft enorm.
Trennung Privat/Beruflich: Separates Konto, separates Handy, separater Arbeitsplatz.
Weiterbildung: Als Freiberufler musst du am Ball bleiben. Plane Budget und Zeit für Fortbildungen ein.
Netzwerken: Tausche dich mit anderen Freiberuflern aus. Es gibt viele Gruppen, Events, Online-Communities.
Bei der Plan-D-Akademie unterstützen wir Freiberufler mit praxisnahen Kursen, Tools und einer Community – vom Start bis zum erfolgreichen Business.
Irgendwann kommst du an deine Kapazitätsgrenzen. Dann hast du Optionen:
Andere Freiberufler beauftragen: Subunternehmer für Teilaufgaben
Angestellte einstellen: Möglich, aber aufwändig (Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung)
Partnerschaft: Gründe mit anderen Freiberuflern eine Partnerschaftsgesellschaft
Mit wachsender Erfahrung und Reputation kannst (und solltest!) du deine Preise regelmäßig anpassen. Alle 1-2 Jahre 10-20% mehr ist realistisch.
Viele erfolgreiche Freiberufler entwickeln:
Das ermöglicht Einkommen, das nicht direkt an deine Arbeitszeit gekoppelt ist.
Ab einem gewissen Punkt lohnt sich der Wechsel zur GmbH:
Die Entscheidung ist komplex – lass dich von einem Steuerberater beraten!
Ja, das kann passieren – und tut es leider häufiger, als man denkt! Das Finanzamt kann auch Jahre später bei einer Betriebsprüfung deine Tätigkeit neu bewerten. Besonders kritisch wird's, wenn sich deine Arbeit verändert hat (z.B. vom reinen Design zur Produktherstellung) oder wenn das Finanzamt Zweifel an der Qualifikation hat. Wenn du als Gewerbetreibender eingestuft wirst, musst du rückwirkend Gewerbesteuer nachzahlen – das kann richtig teuer werden! Dokumentiere deshalb von Anfang an gut: Qualifikationen, Art der Aufträge, persönliche Leistungserbringung. Bei größeren Veränderungen deiner Tätigkeit frag sicherheitshalber beim Finanzamt nach. Mehr zu steuerlichen Pflichten bei deiner ersten Steuererklärung.
Das ist eine häufige Grauzone! Grundsätzlich gilt: Sobald du Produkte kaufst und weiterverkaufst (Handel) oder Produkte herstellst und verkaufst (Produktion), wird daraus eine gewerbliche Tätigkeit. ABER: Als Freiberufler darfst du in geringem Umfang auch gewerbliche Nebentätigkeiten ausüben, ohne dass die gesamte Tätigkeit gewerblich wird. Die Grenze liegt bei etwa 3% deines Gesamtumsatzes oder maximal 24.500 Euro gewerblichem Umsatz. Beispiel: Als Designer verkaufst du zusätzlich fertige Templates oder Drucke – das kann noch ok sein. Sobald der Produktverkauf aber zum Hauptgeschäft wird, brauchst du ein Gewerbe. Im Zweifel: Finanzamt fragen oder die Tätigkeiten über zwei separate Unternehmen laufen lassen (Freiberufler + Einzelunternehmen).
Ja, unbedingt! Auch Freiberufler müssen beim Rechnung schreiben eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer vergeben. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der lückenlosen Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt. Die Nummern müssen nicht zwingend bei "1" starten (manche starten mit "2025001" für besseren Überblick) und auch nicht aufeinanderfolgen sein (Lücken sind okay, wenn du z.B. eine Rechnung stornierst), aber jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Ein gutes Rechnungsprogramm macht das automatisch. Weitere Pflichtangaben: Name, Adresse, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Netto/Brutto-Beträge. Bei Kleinunternehmern zusätzlich der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG.
Absolut! Die Kleinunternehmerregelung steht auch Freiberuflern offen. Wenn dein Umsatz im ersten Jahr unter 22.000 Euro liegt (ab 2025 voraussichtlich höher), kannst du auf die Erhebung von Umsatzsteuer verzichten. Das vereinfacht deine Buchhaltung enorm – keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen, keine Umsatzsteuer auf Rechnungen. Der Nachteil: Du kannst auch keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen ziehen. Das lohnt sich vor allem, wenn du hauptsächlich mit Privatkunden arbeitest und wenig Betriebsausgaben hast. Bei B2B-Kunden kann es nachteilig sein, weil manche Firmen lieber mit umsatzsteuerpflichtigen Partnern arbeiten. Du entscheidest das beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung und kannst später wechseln. Details zur Kleingewerbe-Steuer – die Regeln gelten analog für Freiberufler.
Das ist ein sehr guter und häufiger Weg! Viele Freiberufler starten nebenberuflich, um das Risiko zu minimieren. Wichtig: Prüfe deinen Arbeitsvertrag auf Klauseln zur Nebentätigkeit und informiere deinen Arbeitgeber (oft Pflicht). Solange deine freiberufliche Tätigkeit "nebenberuflich" bleibt (weniger Zeit und Einkommen als im Hauptjob), bleibst du über den Arbeitgeber krankenversichert – das spart dir mehrere hundert Euro monatlich. Beim Finanzamt meldest du die Tätigkeit ganz normal an. Steuern zahlst du auf das Zusatzeinkommen zusätzlich zu deinem Gehalt. Sobald deine freiberuflichen Einnahmen konstant dein Gehalt erreichen oder übersteigen, solltest du über den Vollzeit-Wechsel nachdenken. Mehr zum Thema wie mache ich mich selbstständig nebenberuflich findest du in unserem umfassenden Guide.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
