Du hast dich gerade selbstständig gemacht oder planst es – und überall liest du von der USt-ID? Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer klingt nach bürokratischem Aufwand, ist aber eines der wichtigsten Tools für dein Business. Besonders wenn du mit anderen Unternehmen arbeitest oder international tätig werden willst.
Viele Gründer sind unsicher: Brauche ich die USt-ID überhaupt? Wie bekomme ich sie? Und was mache ich damit? Die gute Nachricht: Die Beantragung ist kostenlos und unkompliziert. Die noch bessere Nachricht: Mit der USt-ID öffnen sich viele Türen – von professionellerem Auftreten bis zu steuerlichen Vorteilen.
In diesem kompakten Ratgeber erfährst du alles, was du über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wissen musst – wann du sie brauchst, wie du sie beantragst und wie du sie richtig einsetzt. Klar, praktisch und ohne unnötiges Behördendeutsch.
Die USt-ID ist eine eindeutige Nummer, die dich als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in der EU identifiziert. Sie ist quasi deine "Umsatzsteuer-Ausweisnummer".
Viele verwechseln das. Hier die Abgrenzung:
Steuernummer:
Umsatzsteuer-ID:
Wichtig: Du kannst beide haben – und solltest es auch! Auf Rechnungen an Unternehmen nutzt du die USt-ID, auf Rechnungen an Privatpersonen kannst du die normale Steuernummer verwenden.
Auf Rechnungen: An andere Unternehmen (B2B), besonders innerhalb der EU
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Wenn du Waren in andere EU-Länder verkaufst
Bei Reverse-Charge: Dienstleistungen an EU-Unternehmen (Kunde zahlt die Steuer)
Für Vertragsabschlüsse: Manche Geschäftspartner verlangen die USt-ID
Bei Plattformen: Amazon, eBay, Etsy etc. für gewerbliche Verkäufer
Zur Überprüfung: Du kannst die USt-ID anderer Unternehmen prüfen
Nicht jeder braucht sie – aber viele profitieren davon.
Innergemeinschaftliche Lieferungen: Du verkaufst Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern
Innergemeinschaftliche Dienstleistungen: Du erbringst Dienstleistungen für Unternehmen in der EU
Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten Geschäften mit EU-Partnern
In diesen Fällen MUSST du eine USt-ID haben – ohne geht's nicht.
B2B-Geschäft im Inland: Du arbeitest hauptsächlich mit anderen Unternehmen
Professionelles Auftreten: Die USt-ID wirkt seriöser als die normale Steuernummer
Online-Handel: Viele Plattformen und Marktplätze verlangen sie
Zukünftige EU-Geschäfte: Auch wenn du noch keine hast, aber sie planst
Größere Aufträge: Manche Firmenkunden bevorzugen Geschäftspartner mit USt-ID
Mehr zum erfolgreichen Start in die Selbstständigkeit findest du in unserem Guide wie mache ich mich selbstständig.
Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt (Umsatz unter 22.000 Euro), bekommst du normalerweise keine USt-ID.
Ausnahme: Auch Kleinunternehmer können eine USt-ID beantragen, wenn sie:
Privatpersonen: Ohne gewerbliche/freiberufliche Tätigkeit gibt's keine USt-ID
Die Beantragung ist erfreulich einfach und kostenlos.
Du brauchst:
Wenn du dich gerade erst anmeldest: Erst die gewerbliche/freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anmelden, dann die USt-ID beantragen. Mehr zur Gewerbeanmeldung oder freiberuflichen Tätigkeit.
Du hast drei Möglichkeiten:
Option 1: Online-Antrag (schnellste Methode)
Benötigte Angaben:
Option 2: Schriftlicher Antrag
Formular herunterladen, ausdrucken, ausfüllen und per Post schicken an:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
Option 3: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Wenn du dich neu anmeldest, kannst du die USt-ID direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitbeantragen. Dort gibt's ein Kästchen "Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird beantragt".
Online-Antrag: Dauert etwa 1-2 Wochen
Postalischer Antrag: Kann 2-4 Wochen dauern
Über Fragebogen: Je nachdem, wie schnell dein Finanzamt den Fragebogen bearbeitet (2-8 Wochen)
Du bekommst die USt-ID per Post zugeschickt – an deine Geschäftsadresse.
Sobald du den Brief hast: Gut aufbewahren! Die USt-ID bleibt dir normalerweise dauerhaft erhalten, solange du unternehmerisch tätig bist.
Wichtig: Die USt-ID ist vertraulich! Gib sie nur an Geschäftspartner weiter, nicht öffentlich ins Internet stellen (außer z.B. im Impressum deiner Website – dort ist sie oft Pflicht).
Die USt-ID gehört auf jede Rechnung an Unternehmen (B2B):
Beispiel:
Musterfirma GmbH
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789
Bei Rechnungen an Privatpersonen kannst du stattdessen deine normale Steuernummer verwenden (oder beide angeben).
Mehr zum korrekten Rechnung schreiben findest du hier.
Wenn du Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufst:
Wichtig: Du musst diese Lieferungen in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) ans Finanzamt melden – monatlich oder quartalsweise.
Erbringst du Dienstleistungen für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land?
Reverse-Charge bedeutet: Der Kunde zahlt die Steuer in seinem Land, nicht du in Deutschland.
Auf der Rechnung:
Bevor du eine Rechnung ohne deutsche USt ausstellst, MUSST du die USt-ID deines Kunden prüfen!
Wie geht das?
Achtung: Nur wenn die USt-ID gültig ist, darfst du ohne deutsche USt verkaufen. Sonst machst du dich strafbar!
Die beste Nachricht: Die USt-ID ist komplett kostenlos!
Das ist einer der wenigen bürokratischen Vorgänge in Deutschland, der dich keinen Cent kostet!
Mögliche Gründe:
Lösung: Kontaktiere das Bundeszentralamt für Steuern und kläre die Gründe. Bei Kleinunternehmern: Überlege, ob du auf die Regelung verzichtest (dann umsatzsteuerpflichtig, aber mit USt-ID).
Kein Problem! Du kannst sie jederzeit erneut anfragen:
Manchmal dauert es ein paar Tage, bis eine neu vergebene USt-ID im EU-System hinterlegt ist. Warte 1-2 Wochen und prüfe dann erneut.
Wenn sich deine Adresse, Rechtsform oder Firmenname ändert, musst du das dem Bundeszentralamt für Steuern mitteilen. Die USt-ID selbst bleibt aber gleich.
Als Einzelunternehmen beantragst du die USt-ID auf deinen Namen. Format: DE + 9 Ziffern.
Bei Firmennamensänderung (z.B. neuer Zusatz) bleibt die USt-ID gleich.
Eine GbR bekommt eine eigene USt-ID – nicht die einzelnen Gesellschafter. Die USt-ID läuft auf den Namen der GbR.
Die GmbH als juristische Person bekommt eine eigene USt-ID. Sie ist getrennt von der persönlichen Steuernummer der Gesellschafter.
Bei GmbH-Gründung: USt-ID gleich mitbeantragen, idealerweise sobald die GmbH im Handelsregister eingetragen ist.
Auch Freiberufler können eine USt-ID beantragen – sofern sie nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen. Mehr zur freiberuflichen Tätigkeit anmelden.
Hier wird's etwas kompliziert:
Kleinunternehmer (Umsatz unter 22.000 Euro) bekommen normalerweise keine USt-ID, weil sie keine Umsatzsteuer erheben.
Wenn du als Kleinunternehmer trotzdem eine USt-ID brauchst (z.B. für EU-Geschäfte), hast du zwei Optionen:
Option 1: Verzicht auf Kleinunternehmer-Regelung
Du verzichtest freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung und wirst regulär umsatzsteuerpflichtig. Dann bekommst du eine USt-ID.
Vorteil: USt-ID, Vorsteuerabzug möglich, professioneller
Nachteil: Du musst Umsatzsteuer ausweisen und abführen, Voranmeldungen
Option 2: USt-ID trotz Kleinunternehmer-Status
In Ausnahmefällen (innergemeinschaftliche Erwerbe) kannst du als Kleinunternehmer eine USt-ID bekommen, ohne die Regelung aufzugeben. Das ist aber selten und nur bei speziellen Konstellationen.
Unser Tipp: Wenn du regelmäßig mit Unternehmen arbeitest oder EU-Geschäfte machst, verzichte auf die Kleinunternehmerregelung und hol dir die USt-ID. Langfristig professioneller und flexibler.
Mehr zur Kleingewerbe-Steuer und wann welche Regelung Sinn macht.
Füge deine USt-ID in deine E-Mail-Signatur ein:
Max Mustermann
Musterstraße 123, 12345 Musterstadt
Tel.: +49 123 456789
E-Mail: max@musterfirma.de
USt-IdNr.: DE123456789
Das wirkt professionell und erspart dir Rückfragen.
In vielen Fällen musst du die USt-ID im Impressum angeben (§5 TMG, wenn du wirtschaftlich tätig bist). Das gilt besonders für Online-Shops und gewerbliche Websites.
Wenn du auf Amazon Business oder anderen B2B-Plattformen verkaufst, ist die USt-ID oft Pflicht oder zumindest sehr empfehlenswert.
Bei größeren Geschäftsabschlüssen oder Rahmenverträgen fragen Geschäftspartner oft nach der USt-ID. Hab sie parat!
Bei deiner ersten Steuererklärung als Selbstständiger: Bewahre alle Nachweise über innergemeinschaftliche Geschäfte auf. Das Finanzamt will sehen:
Eine gute BWA und saubere Buchführung helfen dir, den Überblick zu behalten.
Die USt-ID gilt nur innerhalb der EU. Für Geschäfte mit Nicht-EU-Ländern (z.B. Schweiz, USA, UK nach Brexit) brauchst du sie nicht zwingend.
Aber: Auch hier kann die USt-ID nützlich sein für professionelles Auftreten und Vertragsabschlüsse.
Jedes EU-Land hat sein eigenes Format:
Wenn du Rechnungen aus dem Ausland bekommst, erkennst du am Länderkürzel + Format die USt-ID.
Bei der Plan-D-Akademie unterstützen wir dich bei allen Fragen rund um internationales Business – von der USt-ID bis zu grenzüberschreitenden Geschäften.
Bei Online-Antrag typischerweise 1-2 Wochen, manchmal auch schneller. Per Post kann es 2-4 Wochen dauern. Wenn du die USt-ID im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitbeantragst (bei Neugründung), hängt es von der Bearbeitungsgeschwindigkeit deines Finanzamts ab – rechne mit 2-6 Wochen. In dringenden Fällen kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern anrufen und um beschleunigte Bearbeitung bitten, wenn du einen konkreten geschäftlichen Grund hast (z.B. anstehender Vertragsabschluss). Plant also nicht auf den letzten Drücker – beantragt die USt-ID lieber früh, auch wenn ihr sie noch nicht sofort braucht. Sie kostet nichts und ihr seid für zukünftige Geschäfte gerüstet.
Nein, grundsätzlich bekommst du nur eine USt-ID pro Unternehmen/Person. Die USt-ID ist an deinen steuerlichen Status gekoppelt, nicht an einzelne Geschäftszweige. Ausnahme: Wenn du mehrere rechtlich getrennte Unternehmen hast (z.B. ein Einzelunternehmen UND eine GmbH), bekommt jede Einheit eine eigene USt-ID. Oder wenn du eine Holding-Struktur mit mehreren Tochtergesellschaften hast – jede Gesellschaft bekommt ihre eigene USt-ID. Aber für ein und dasselbe Unternehmen gibt es nur eine USt-ID, egal wie viele verschiedene Produkte oder Dienstleistungen du anbietest.
Das kann problematisch werden! Wenn du eine falsche oder ungültige USt-ID auf der Rechnung angibst, ist die Rechnung formell fehlerhaft. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kann das bedeuten: Die steuerfreie Behandlung wird nicht anerkannt, du musst nachträglich deutsche Umsatzsteuer zahlen (auch wenn der Kunde längst bezahlt hat!). Deshalb: Immer die eigene USt-ID doppelt prüfen und die USt-ID deines Geschäftspartners vor Rechnungsstellung online validieren. Wenn dir ein Fehler auffällt: Sofort eine korrigierte Rechnung ("Stornorechnung" + neue korrekte Rechnung) ausstellen. Bei systematischen Fehlern über längere Zeit kann das Finanzamt Nachzahlungen fordern. Tipp: Hinterlege deine USt-ID fest in deinem Rechnungsprogramm – dann kann nichts schiefgehen.
Nicht zwingend, aber oft sinnvoll! Als Freiberufler gelten die gleichen Regeln wie für Gewerbetreibende: Pflicht hast du nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen/Dienstleistungen an EU-Unternehmen. Empfehlenswert ist die USt-ID aber, wenn du hauptsächlich mit Geschäftskunden arbeitest (B2B). Viele Firmenkunden erwarten die USt-ID und manche Verträge oder Plattformen setzen sie voraus. Als Freiberufler mit Kleinunternehmer-Status bekommst du normalerweise keine USt-ID – außer du verzichtest auf die Kleinunternehmerregelung. Viele Freiberufler (Designer, Berater, Programmierer) entscheiden sich dafür, weil: professionelleres Auftreten, Vorsteuerabzug möglich, flexibler bei größeren Aufträgen. Mehr zur freiberuflichen Tätigkeit und wann welche Regelung passt.
Ja, in bestimmten Fällen. Die USt-ID wird ungültig oder entzogen, wenn: du deine selbstständige/gewerbliche Tätigkeit aufgibst und abmeldest, du dauerhaft zur Kleinunternehmerregelung wechselst (nach vorherigem Verzicht), du keine Umsatzsteuer mehr zahlen musst (z.B. nur noch steuerfreie Umsätze), Missbrauch oder Steuerhinterziehung festgestellt wird. Bei normaler Geschäftsaufgabe: Die USt-ID wird nach Abmeldung deaktiviert. Bei Wiedereinstieg musst du neu beantragen. Wichtig: Wenn du nur vorübergehend pausierst (z.B. Elternzeit), kannst du die USt-ID behalten. Melde das dem Finanzamt. Die USt-ID ist kein Dauerbrenner wie deine Geburtsurkunde, aber solange du unternehmerisch tätig bist und umsatzsteuerpflichtig bleibst, behältst du sie.
Du bist hier gelandet, weil du beruflich mehr willst – und das ist der erste Schritt! Mit unseren AVGS-geförderten Coachings unterstützen wir dich gezielt auf deinem Weg zurück in den Job oder in die Selbstständigkeit. Ob Bewerbungsstrategien, Karriereplanung oder der Sprung ins eigene Business – wir machen deinen Neustart konkret und erreichbar. Lass uns gemeinsam deine Ziele verwirklichen!
